Workflow management

Wat is workflow management?

Workflow management is het structureren en stroomlijnen van workflows, zodat ze op een efficiënte manier verlopen. Voor wie een opfrisser nodig heeft: een workflow of werkstroom is een reeks van stappen, taken of processen die nodig zijn om een bepaalde taak of activiteit te voltooien. Het is dus eigenlijk de manier waarop bepaald werk wordt uitgevoerd binnen een organisatie. Met workflow management breng je structuur aan in werkprocessen. Dit doe je door taken te omschrijven, verantwoordelijkheden toe te wijzen en procedures vast te leggen. Ook volg je de voortgang van bepaalde activiteiten binnen een proces. Met een workflow management systeem is dit een eitje.

Wat is een workflow management systeem?

Wat een workflow management systeem precies is? Dit is een digitaal HR-systeem waarin je je workflows op één centrale plek beheert. Hiervoor moet je je workflows eerst digitaliseren en automatiseren. Daarbij geef je kort gezegd aan wie de schakels zijn en wat ze doen. In zo’n systeem kun je ook nieuwe workflows creëren en de werkstromen optimaliseren. Door de werkstromen in een systeem te gieten, verlopen ze soepeler dan ooit.

Veel bedrijven kiezen niet voor een afzonderlijk workflow systeem, maar integreren hun workflow management in een ERP-systeem of CRM-oplossing. Dan staan de workflows in hetzelfde systeem als alle processen en gegevens en werkt iedereen met dezelfde up-to-date informatie. Je kunt workflow management ook combineren met document management (DMS) en business proces management (BPM).

Functionaliteiten workflow management systeem

Wat kun je precies met een workflow management systeem?

• De workflow automatiseren. Het systeem automatiseert taken en processen, bijvoorbeeld door stappen in workflows te definiëren, taken toe te wijzen, notificaties te versturen en besluitvorming te stroomlijnen.
• Processen stroomlijnen. Met een workflow systeem is het een makkie om complexe processen te structureren en te vereenvoudigen. Zo’n systeem maakt het bijvoorbeeld makkelijker voor verschillende afdelingen om samen te werken aan projecten.
• Taken toewijzen. Als gebruiker kun je taken toewijzen aan specifieke medewerkers, teams of afdelingen, inclusief verantwoordelijkheden en deadlines.
• Monitoren en controleren. Het systeem geeft inzicht in de voortgang van workflows, waardoor je als manager de status van taken kunt volgen, knelpunten snel kunt ontdekken en waar nodig kunt bijsturen.
• Notificaties en herinneringen sturen. Het workflow programma stuurt automatisch meldingen en herinneringen naar betrokken medewerkers om ervoor te zorgen dat ze taken op tijd afronden.
• Rapportages en analyses maken. Het systeem maakt rapporten en analyses over hoe goed workflows werken, wat je inzicht geeft in de efficiëntie van de processen en mogelijke verbeteringen.

Voordelen van geautomatiseerd workflow management

Als je workflows wel wat aandacht kunnen gebruiken, is het slim om met workflow management aan de slag te gaan en je te verdiepen in workflow systemen. Maar wat levert je dit nou concreet gezien op, behalve een soepele flow?

1. Efficiëntie. Door bestaande workflows te optimaliseren en nieuwe workflows te ontwikkelen, verbeter je ook de bovenliggende bedrijfsprocessen. Dat is fijn voor je werknemers, want die zijn zo minder tijd kwijt aan nutteloze stappen. Ook klanten profiteren daarvan, omdat ze sneller en beter worden geholpen.
2. Nauwkeurigheid. Door de boel te automatiseren verklein je de kans op (menselijke) fouten. En da’s natuurlijk goed voor de nauwkeurigheid.
3. Transparantie. Hoe geordender je workflows zijn, hoe meer inzicht er is in taken en processen. Daardoor weten medewerkers beter wat ervan ze wordt verwacht en behouden managers makkelijker het overzicht.
4. Kostenbesparing. Tijd is geld. Efficiënter werken kan je geld besparen, omdat je je middelen optimaal inzet.
5. Betere samenwerking. Workflow management zorgt voor een duidelijke taakverdeling, gedeelde workflows en gestroomlijnde communicatie. Allemaal dingen die kunnen zorgen voor een betere samenwerking.
6. Flexibiliteit. Als je goed inzicht hebt in je workflows is het makkelijker om snel in te grijpen wanneer de behoeften of omstandigheden binnen je organisatie veranderen.

Key takeaways

• Met workflow management laat je workflows goed en efficiënt verlopen en optimaliseer je bedrijfsprocessen.
• Dit proces ondersteun je met een workflow management systeem. In zo’n systeem beheer je alle workflows bij elkaar.
• Met een workflow systeem kun je bijvoorbeeld workflows automatiseren, processen stroomlijnen, taken toewijzen, monitoren en controleren, notificaties en herinneringen sturen en rapportages en analyses maken.
• (Geautomatiseerd) workflow management heeft allerlei voordelen. Zo zorgt het voor meer efficiëntie, nauwkeurigheid, transparantie, kostenbesparing, betere samenwerking en flexibiliteit.