Offboarding checklist

Zo gebruik je onze checklist voor uitdiensttreding

First things first: wees je ervan bewust dat elk bedrijf en iedere functie anders is. Grote kans dus dat je ons voorbeeld van een offboarding checklist iets moet tweaken voor jouw organisatie. Gebruik ‘m dus als basis, voeg belangrijke punten toe en haal stappen weg die niet van toepassing zijn voor jouw bedrijf. En voilà, je hebt in no time een handige checklist voor uitdiensttreding.

Offboarding checklist

Voor vertrek:

• Medewerker stuurt ontslagbrief per mail op.
• Meld uitdiensttreding bij HR.
• Communiceer het vertrek van de medewerker.

• 1. Directe collega’s
• 2. Collega’s van andere afdelingen
• 3. Klanten

• Vraag collega’s om bekenden aan te dragen voor de vervangende functie.
• Draag de functie goed over.

• Bespreek huidige projecten, taken, samenwerkingen, werkwijzen en hulpmiddelen in een meeting.
• Maak een overdrachtsdocument en eventueel trainingen.

• Vertrekkende medewerker schrijft een out of office bericht inclusief (tijdelijke) contactpersoon.
• Houd een exitgesprek.

• Bereid vragen voor en houd een formulier bij.
• Informeer de medewerker over referentiemogelijkheden, alumninetwerken, het pensioenplan en een mogelijke terugkeer.
• Sla de feedback goed en overzichtelijk op.

Dag van vertrek:

• Medewerker levert alle bedrijfseigendommen in.

• Maak een lijst van alle items: werkkleding, laptop, auto van de zaak, personeelspas, sleutels, badges, ov-kaarten etc.
• Informeer de medewerker hoe, bij wie en wanneer ze hun spullen moeten inleveren.

• Houd een afscheidsborrel.

• Regel een kaartje of cadeautje van het team.
• Houd contact met de medewerker via LinkedIn en/of een talent pool.

Na vertrek:

• Verwijder toegang van de medewerker tot systemen.

• Verander codes en wachtwoorden.
• Stuur e-mails automatisch door naar de vervanger of een teamlid.
• Verwijder de medewerker van platforms, databases en accounts.

• Update het organogram, de website, brochures en andere informatievormen.
• Regel de laatste salarisstrook en verwijder de medewerker uit het salarissysteem.
• Verwijder het personeelsdossier van de medewerker.

• Betaal vakantiegeld, eindejaarsuitkeringen en andere extra’s uit.

Offboarding template tabel

Wil je de stappen liever alvast in een overzichtelijke tabel? Aanschouw en kopieer:

Voor vertrek:

Taak	Wie?	Gedaan
Ontslagbrief per mail	Medewerker
Recruiten vervanger	Manager
Uitdiensttreding bij HR	Manager
Vertrek communiceren team	Medewerker + manager
Vertrek communiceren andere collega’s	Medewerker + manager
Vertrek communiceren klanten	Medewerker + manager
Overdrachtsdocument	Medewerker
Out of office bericht	Medewerker
Mail automatisch doorsturen naar teamlid	Medewerker + manager
Exitgesprek	Medewerker + manager
Kaart of cadeau afscheid	Team + manager
Afscheidsborrel	Team + manager

Dag van vertrek:

Spullen inleveren	Gedaan	Niet van toepassing
Laptop
Ov-kaart
Auto + sleutels
Werkkleding
Extra scherm
Smartphone
Personeelspas
Druppel parkeerplek

Na vertrek:

Taak	Wie?	Gedaan
Organogram updaten	Manager
Laatste salarisstrook	HR
Personeelsdossier verwijderen	HR

Toegang verwijderen	Gedaan
[naam systeem]
[naam systeem]
[naam systeem]
[naam systeem]
[naam systeem]
[naam systeem]
[naam systeem]

Key takeaways

• Een checklist bijhouden voor de offboarding zorgt voor een soepel vertrek van je medewerker en fijne start van de vervanger.
• Gebruik ons voorbeeld van een offboarding checklist als basis en vul ‘m aan met belangrijke punten voor jouw bedrijf. Je vindt de checklist hierboven in twee vormen: een lijst en een tabel.