Thuiswerkbeleid

Wat is een thuiswerkbeleid?

Een thuiswerkbeleid, thuiswerkregeling of hybride werken beleid is een set met richtlijnen en regels over thuiswerken of hybride werken. Ze gaan bijvoorbeeld over de voorwaarden waaronder je medewerkers vanuit huis aan de slag mogen, de beschikbaarheid, de technologische ondersteuning vanuit het bedrijf en de verwachtingen op het gebied van communicatie en rapportage. Kortom: in dit beleid beschrijf je hoe thuiswerken er binnen jouw organisatie uitziet.

Of een thuiswerkbeleid hetzelfde is als een thuiswerkovereenkomst? Niet helemaal. Hoewel de twee inhoudelijk voor een groot deel overeenkomen, is een thuiswerkbeleid wat algemener. Hierin zet je de brede richtlijnen van het bedrijf over thuiswerken, terwijl je in een thuiswerkovereenkomst specifieke afspraken kunt maken die gelden voor maar één of een paar werknemers. Deze overeenkomst is een formeel document dat een aanvulling vormt op de arbeidsovereenkomst. Jij en je werknemer ondertekenen dit document.

Thuiswerkbeleid opstellen

Goed, in een thuiswerkbeleid of hybride werken beleid staan dus afspraken over thuiswerken. Maar wat zet je er in de praktijk allemaal in? Denk aan het volgende:

• welke functies of functiegroepen thuis kunnen werken;
• hoeveel dagen per week of maand medewerkers thuis mogen werken;
• welke werkzaamheden medewerkers thuis mogen doen en welke op locatie plaats moeten vinden;
• de regels over flexibele werkuren en overuren;
• afspraken over de bereikbaarheid van de werknemer;
• afspraken over communicatie binnen het team en met de leidinggevende;
• welke apparatuur je als werkgever beschikbaar stelt voor het thuiswerken;
• de hoogte van de thuiswerkvergoeding;
• de hoogte van het thuiswerkbudget voor de inrichting van de thuiswerkplek;
• een checklist voor de thuiswerkplek, inclusief (arbo-technische) tips voor een ergonomische werkplek;
• het bedrijfsbeleid over het gebruik van internet;
• het bedrijfsbeleid over vertrouwelijke gegevens en inlogcodes;
• het bedrijfsbeleid over de bescherming van persoonsgegevens;
• hoe je als werkgever de gewerkte uren en/of uitgevoerde werkzaamheden controleert;
• sancties voor het overtreden van het thuiswerkbeleid.

Let op dat elke organisatie andere omstandigheden heeft, en elk beleid dus uniek is. Neem de punten uit dit thuiswerkregeling voorbeeld daarom niet klakkeloos over, maar bedenk je waar jij graag afspraken op het gebied van thuiswerken over wilt maken met je medewerkers. Zijn er specifieke regels of afspraken die maar voor één of enkele werknemers gelden? Maak voor die hen dan aanvullend een thuiswerkovereenkomst.

Thuiswerkbeleid voorbeeld

Het is in Nederland voor werkgevers niet verplicht om een thuiswerkbeleid te hebben. Maar het zorgt wel voor duidelijkheid en voorkomt discussies. Bovendien ben je volgens de Arbowet wél verplicht om te zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden, waar je werknemers ook werken. In de thuiswerkregeling kun je mooi wat richtlijnen, regels en tips kwijt over bijvoorbeeld een goede thuiswerkplek. Geen gek idee dus om toch een thuiswerkbeleid op te stellen. Maar eh, hoe pak je dat aan en waar moet je allemaal op letten? We loodsen je er in 5 stappen doorheen.

1. Check de behoeften van je medewerkers

Natuurlijk bepaal je als werkgever de regels. Maar het zijn uiteindelijk je medewerkers die met het thuiswerkbeleid te maken krijgen. Om ervoor te zorgen dat het beleid straks zo goed mogelijk werkt voor iedereen, kun je dus maar beter naar je medewerkers luisteren. Vraag daarom om input. Waar lopen ze bijvoorbeeld tegenaan bij het thuiswerken? En wat hebben ze nodig om nog beter vanuit huis aan de slag te kunnen? Betrek ook je werknemersvertegenwoordiging of ondernemingsraad bij het opstellen van de thuiswerkregeling, als je die hebt natuurlijk.

2. Houd je aan de regels

Good to know: medewerkers hebben geen wettelijk recht op thuiswerken. Afspraken op dit gebied maak je in overleg. Volgens de Wet flexibel werken kunnen werknemers wel vragen om de arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd aan te passen. Zo kunnen ze verzoeken om hybride te werken. Als je een thuiswerkbeleid of hybride werken beleid maakt, krijg je daarnaast met nog meer wetgeving te maken. Zo moet je:

• aangeven welke werkzaamheden werknemers precies uitvoeren;
• afspraken maken over waar en wanneer medewerkers het werk doen;
• toezien op de veiligheid van werknemers, dus ook thuis;
• zorgen voor een ergonomische werkplek;
• rekening houden met de Arbowet;
• zorgen voor een werkkostenregeling.

3. Denk na over een thuiswerkvergoeding en -budget

Thuiswerken kan natuurlijk niet zonder fijne thuiswerkplek. Omdat het als werkgever jouw verantwoordelijk is dat die plek aan de gestelde eisen voldoet, is het wel zo netjes om een budget te geven voor de inrichting van de werkplek. In het thuiswerkbeleid zet je de hoogte van het budget en leg je uit hoe medewerkers er gebruik van kunnen maken.

Denk ook na over de thuiswerkvergoeding. Met deze vergoeding kom je je medewerkers tegemoet in de kosten die ze maken om thuis te werken. Bijvoorbeeld voor extra energie dat je verbruikt om er warmpjes bij te zitten en de kopjes koffie die je normaal op kantoor drinkt.

4. Test het voorlopige thuiswerkbeleid

Stap voor stap krijgt je thuiswerkregeling steeds meer vorm. Pak ook ons thuiswerkbeleid voorbeeld dat je hierboven vindt erbij om de eerste versie van je beleid goed neer te zetten. Tevreden met wat er op papier staat? Organiseer dan een sessie waarin je de kladversie met een paar medewerkers van verschillende afdelingen onder de loep neemt. Vraag bijvoorbeeld of alle regels en richtlijnen duidelijk zijn en of er nog iets ontbreekt. Grote kans dat er een paar pijnpunten uit komen rollen die je nog kunt tackelen.

5. Maak een definitief thuiswerkbeleid

Nu je weet wat het panel van je beleid vindt, weet je precies wat er wel en niet in moet staan. Hoogste tijd om om de definitieve versie op te stellen. Dikke tip: laat de regeling checken door een externe partij op fouten en (juridische) onnauwkeurigheden. Zo weet je zeker dat je thuiswerkbeleid on point is wanneer je het met je medewerkers deelt.

Key takeaways

• Een thuiswerkbeleid is een document waarin je beschrijft wat thuiswerken in jouw organisatie inhoudt. Zo’n regeling is niet verplicht, maar wel heel handig als je medewerkers regelmatig thuiswerken.
• Je bepaalt zelf wat je in de thuiswerkregeling zet. Het ligt voor de hand om er in ieder geval in te zetten hoe vaak werknemers mogen thuiswerken, wat voor werkzaamheden ze waar uitvoeren en hoe ze kunnen zorgen voor een ergonomische thuiswerkplek. Check ons thuiswerkbeleid voorbeeld voor meer ideeën.
• Bij het opstellen van een thuiswerkregeling is het slim om te luisteren naar de behoeften van je medewerkers. Check ook goed of je je aan alle regels houdt. Zo heb je ook bij thuiswerken te maken met de Arbowet.