Communicatie team

Waarom is sterke communicatie in een team belangrijk?

Het klinkt hartstikke logisch dat een goede communicatie belangrijk is. Dat komt omdat communicatie in een team samenhangt met een hoop andere positieve zaken op de werkvloer. Namelijk:

• Medewerkersbetrokkenheid. Hoe meer plannen van bovenaf jij doorgeeft (en uitlegt natuurlijk) aan je team, hoe meer betrokken zij zich voelen bij het hele bedrijf. Dat wil je, want betrokken medewerkers zetten net dat extra stapje voor hun werk.
• Teamspirit. Goede teamcommunicatie betekent meer wederzijds vertrouwen en dus een positievere werksfeer in het team. Smells like teen, eh, team spirit.
• Productiviteit. Als de onderlinge communicatie in het team efficiënt, duidelijk en effectief is, bespaar je een hoop tijd. Tijd die je medewerkers kunnen stoppen in wat eigenlijk hun dagelijkse taken zijn.
• Conflictbeheersing. Een heldere communicatie verlaagt de kans op conflicten. En als er dan tóch een conflict is, praten collega’s dit netjes en duidelijk uit.
• Sociale veiligheid op de werkvloer. Nu we het toch over conflicten hebben: hoe minder conflicten en hoe hoger het onderlinge vertrouwen, hoe beter de sociale veiligheid op de werkvloer. Goede communicatie in een team vermindert dus de psychosociale arbeidsbelasting.
• Personeelsbehoud. Met al die voordelen hierboven is het geen verrassing dat medewerkers graag bij jou blijven werken. En dat allemaal doordat je zoveel waarde hecht aan de communicatie binnen een team.

Communicatie verbeteren in een team: 7 tips

Mooi gezegd, maar de communicatie binnen een team verbeteren doe je niet van de ene op de andere dag. Dit is een proces, net als het ontwikkelen van de feedbackcultuur en het verbeteren van de samenwerking in je team. Maar geen zorgen, het is niet lastig om hieraan te beginnen en zeker de energie waard. Hoe dan? Check de tips hieronder.

Tip 1: Maak afspraken over de manier van communiceren

Als je dit nog niet gefikst hebt, is afspraken maken over de communicatiemethoden een goede eerste stap. Zet alle regels op een rij. Bijvoorbeeld dat je teamleden een ziekmelding telefonisch moeten doorgeven aan de leidinggevende voor 9:00. Of dat collega’s het in de groepschat op Teams of Google Chat moeten doorgeven als ze er langer dan een halfuur tussenuit zijn. Zo trek je één lijn in de communicatie in jouw team. Da’s duidelijk en bespaart tijd.

Tip 2: Luister goed naar elkaar

Misschien denk je bij team communicatie meteen aan praten, maar eigenlijk gaat dit onderwerp nog veel meer over luisteren. Pas als teamleden goed naar elkaar luisteren, ontstaat er namelijk echt duidelijke en open communicatie in een team. Luister dus actief, laat stiltes vallen, wees geïnteresseerd, vraag door en maak eventueel aantekeningen als de ander aan het woord is.

Tip 3: Stel controlevragen

Duidelijkheid is key. Maak het daarom heel normaal om controlevragen te stellen tijdens meetings. Zo checken teamleden of ze elkaar goed begrepen hebben en verklein je de kans op misverstanden.

Tip 4: Vat gemaakte afspraken samen

Maken teamleden afspraken tijdens een meeting? Stimuleer dan dat zij dit aan het einde van de vergadering samenvatten en zwart-op-wit zetten. Maak ook duidelijk waar dit moet, bijvoorbeeld in een mailtje, Excel sheet of een gedeelde Google Keep. Zo kan het hele team dit makkelijk terugvinden, ontstaan er geen misverstanden en bespaar je tijd. Je voorkomt namelijk dat collega’s moeten navragen wat de afspraken nou waren.

Tip 5: Werk aan de feedbackcultuur

Een goede teamcommunicatie gaat hand in hand met een open feedbackcultuur. Als teamleden zich vrij voelen om kritisch te reflecteren en hun mening te geven, durven zij namelijk ook duidelijker te communiceren. In een open feedbackcultuur draaien medewerkers dus minder om de zaken heen. Bovendien kun je in zo’n werksfeer ook feedback vragen over de communicatie in het team. Zo kom je achter verbeterpunten en til je de communicatie naar een nog hoger niveau.

Tip 6: Stimuleer een goede samenwerking

Samenwerking en communicatie zijn een beetje als het kip en het ei. Want zonder samenwerking is er geen goede communicatie, maar zonder goede communicatie is er ook geen samenwerking. Vergeet dus niet de samenwerking te stimuleren. Bijvoorbeeld door een teambuildingsdag te organiseren.

Tip 7: Organiseer belangrijke meetings face to face

Veel medewerkers hebben behoefte aan thuiswerken. Hartstikke logisch, dus wees een goede werkgever en maak dit mogelijk voor zover dit kan. Maar eh, eerlijk is eerlijk. Belangrijke vergaderingen zijn het meest efficiënt als je die toch op locatie en face to face organiseert. Daarmee boost je de betrokkenheid van je medewerkers en voorkom je technical issues zoals webcams die niet werken. Beter voor de communicatie in je team dus.

Key takeaways

• Een goede communicatie in je team is belangrijk voor de teamdynamiek en samenwerking.
• Dit heeft een positieve invloed op onder andere de betrokkenheid, productiviteit en de sociale veiligheid op de werkvloer.
• Begin met afspraken maken over de manier van communiceren. Zo schep je duidelijkheid.
• Andere tips om in je team de communicatie te verbeteren zijn: goed luisteren, controlevragen stellen en afspraken samenvatten.