HR digitaliseren

Waarom zou je HR-processen digitaliseren?

Met de digitalisering van HRM-processen zorg je ervoor dat HR-medewerkers voortaan niet meer vastzitten in administratieve rompslomp. Bye gedoe met random handmatige taken en papierwerk, en hello geautomatiseerde aanpak. Met HR digitaliseren win je dan ook extra tijd. Bijvoorbeeld omdat medewerkers nu zelf hun verlof en verzuim registreren. Dit zorgt ervoor dat de zaken binnen je bedrijf beter zijn gestroomlijnd. O, en vergeet niet dat de digitalisering van HR je een hoop personeelskosten bespaart. Genoeg redenen om je te focussen op het digitaliseren van HR-zaken dus.

Bij HR-processen digitaliseren komen vaak een aantal zaken kijken, zoals het instellen van HR-software en het gebruik van HR-systemen. Onze tip: verdiep je goed in de verschillen tussen deze systemen en software. Zo heeft artificial intelligence binnen HR weer een hele andere functie dan een talent management systeem.

Welke HR-processen kun je digitaliseren?

HR-processen digitaliseren en automatiseren helpt jouw organisatie om HR-gerelateerde zaken sneller en efficiënter uit te voeren. Welke zaken dat precies zijn en hoe dit in jouw voordeel werkt, lees je hier.

Werving en selectie

Digitalisering ondersteunt het werving- en selectieproces, van het opstellen van vacatures tot het beheren van sollicitaties. Hier komen ook geautomatiseerde screenings en het gebruik van Applicant Tracking Systems (ATS) bij kijken.

Personeelsadministratie

Het digitaliseren van HR-dossiers maakt personeelszaken, inclusief contracten, salarisadministratie, belastingen en andere documentatie, kinderspel. Dit vermindert namelijk handmatige fouten en geeft medewerkers toegang tot hun eigen gegevens.

Training en ontwikkeling

Digitalisering zorgt ook voor een betere planning, beheer en monitoring van training- en ontwikkelingsprogramma's. Werkgevers kunnen resultaten inzien en werknemers volgen op afstand e-learnings en andere modules die hun ontwikkeling binnen je bedrijf stimuleren. Kortom, HR digitaliseren heeft ook nog eens invloed op een gezonde leercultuur.

Verlof- en tijdsregistratie

HR-applicaties maken het indienen van verlofaanvragen, het beheer van vakantiedagen en het nalopen van werkuren a piece of cake. Dit zorgt ervoor dat werkgevers meer controle en inzicht hebben in hun medewerkers.

Zelfbedieningsportalen

Medewerkers hebben toegang tot Employee Self Service (ESS) systemen, oftewel zelfbedieningsportalen, waar ze persoonlijke gegevens bijwerken, loonstroken bekijken, verlofaanvragen indienen en andere HR-gerelateerde taken zelfstandig uitvoeren.

Preventie

Het automatiseren van HR-processen zorgt voor geautomatiseerde controles, rapportages en waarschuwingen. Handig, én zo weet je zeker dat je organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving op het gebied van arbeid en HR.

Betrokkenheid en tevredenheid

Digitale platforms maken het makkelijker voor werknemers om betrokken te zijn bij hun werk door middel van online communicatie en enquêtes. Hierdoor begrijp en meet je de tevredenheid en de vitaliteit op de werkvloer beter.

HR digitaliseren stappenplan

Je snapt ’m inmiddels: HR-processen digitaliseren is een must voor je bedrijf. Maar hoe begin je daarmee? Ons stappenplan schiet te hulp:

Stap 1. Identificeer problemen

Ga na welke HR-processen, documenten of taken jij wilt digitaliseren, welke problemen je daarmee oplost en hoe digitalisering deze problemen verhelpt.

Stap 2. Kies HR-software en -systemen

Onderzoek en selecteer HR-software die aansluit bij de behoeften en doelstellingen van je organisatie. Bijvoorbeeld een verlofregistratiesysteem, waardoor je medewerkers zelf verlof kunnen indienen.

Stap 3. Betrek je medewerkers

Informeer en betrek HR-medewerkers en andere belanghebbenden bij het digitaliseringsproces. Zorg ervoor dat alle relevante partijen begrijpen waarom de digitalisering plaatsvindt en welke voordelen het oplevert.

Stap 4. Zorg voor training en support

Train HR-personeel en medewerkers om de nieuwe systemen effectief te gebruiken. Bied hierbij voortdurende ondersteuning om eventuele vragen of problemen op te lossen.

Stap 5. Implementeer de systemen

Het is tijd om de nieuwe software en systemen te gaan gebruiken. Onze tip: begin eenvoudig door één HR-proces te digitaliseren voordat je naar het volgende gaat. Hiermee verminder je risico's en maak je de overgang soepeler. Op deze manier doe je ervaring op en pak je eventuele problemen aan voordat je de digitalisering breder uitrolt in je organisatie.

Stap 6. Voeg samen met huidige bedrijfssystemen

Zorg ervoor dat de nieuwe HR-software goed samenwerkt met de huidige bedrijfssystemen, zodat informatie soepel kan worden gedeeld.

Stap 7. Evalueer

Verzamel feedback van medewerkers en pas het systeem indien nodig aan.

Stap 8. Blijf op de hoogte van ontwikkelingen

Houd trends en ontwikkelingen op het gebied van HR-technologie in de gaten en pas je systemen indien nodig aan om te blijven profiteren van nieuwe mogelijkheden.

Key takeaways

• De digitalisering van HR-processen zorgt voor minder papierwerk en meer geautomatiseerde taken.
• Bij HR digitaliseren komen verschillende HR-systemen en HR-software kijken.
• Digitalisering levert tijds- en kostenbesparingen op.
• HR digitaliseren maakt HR-zaken makkelijker. Werving en selectie, personeelsadministratie, het monitoren van training en ontwikkelingsprogramma's, en verlof- en tijdsregistratie bijhouden zijn hier voorbeelden van.
• Digitaliseer HR-processen stapsgewijs: identificeer problemen, kies geschikte software, betrek je medewerkers, bied trainingen aan, begin met één proces, integreer met bestaande systemen, verzamel feedback en blijf up-to-date met HR-technologie.