Tijdelijk Management Assistent gezocht voor Syntrus Achmea in Amsterdam

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verrichten van secretariële, organisatorische, administratieve en (inhoudelijk) voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de afdeling Acquisitie en Ontwikkeling en 50% aan directielid Vastgoed.

• Behandelt zelfstandig binnenkomende vragen en verzoeken. Stelt prioriteiten, komt met oplossingen en zet acties uit als dat nodig is.
• Organiseert interne en externe bijeenkomsten en bereidt deze (deels inhoudelijk) voor. Stelt de agenda samen, selecteert en verzamelt de stukken die nodig zijn en regelt facilitaire zaken zoals vergaderlocaties. Notuleert tijdens bijeenkomsten.
• Beheert de agenda van het Directielid/de Senior Manager, houdt de opvolging van afspraken in de gaten en zorgt dat informatie die nodig is op tijd wordt aangeleverd of opgevraagd.
• Verzorgt (ook vertrouwelijke) correspondentie volgens globale instructies. Verwerkt en beoordeelt binnengekomen post/mail en zorgt voor de verzending van mailings of documentatie, zoals jaarverslagen en nieuwsbrieven.
• Handelt zoveel mogelijk zelf telefoongesprekken en (spoed)kwesties naar eigen inzicht af. Controleert inhoudelijke stukken en documentatie op taal, actualiteit en volledigheid.
• Verricht in voorkomende gevallen licht administratieve en/of archiefwerkzaamheden, zoals het verwerken van declaraties, het controleren en fiatteren van facturen die betaald moeten worden of het beheren van de kosten/interne doorbelasten van kostenplaatsen.
• Verzorgt in voorkomende gevallen het voorraadbeheer van de afdeling. Doet IT- en facilitaire bestellingen en beheert abonnementen.
• Onderhoudt intern contact met het betreffende Directielid, Senior Manager of de betreffende afdeling over de werkzaamheden en met het facilitair bedrijf om te informeren en af te stemmen over het plannen van bijeenkomsten.
• Onderhoudt regelmatig extern contact met klanten, bezoekers of instanties om te informeren en af te stemmen over agenda’s en bijeenkomsten.