Fulltime Managementondersteuner bij het OCW in Den Haag!

Voor het Bestuursdepartement OCW in Den Haag zijn wij op zoek naar een fulltime managementondersteuner!

Wat ga je doen?

Waar ga je aan de slag?

OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Het ministerie werkt voor mensen. Leerlingen, studenten en hun ouders. Kunstenaars, museumdirecteuren en leraren. Onderwijzers en docenten van primair tot hoger onderwijs. Wetenschappelijk onderzoekers. Medewerkers van radio en televisie, bibliotheken en kunstinstellingen. Deze opsomming is nog verre van compleet. Beleid wordt gemaakt vóór mensen, dóór mensen. De bewindslieden, bestuur, leidinggevenden en medewerkers van het ministerie werken er dagelijks hard aan. Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Jouw team

Bij de directie OWB (Onderzoek en Wetenschap Beleid) werken zo’n 50 enthousiaste professionals. De directie kent een informele, resultaatgerichte cultuur en werkt intensief samen met partners in het veld. Vernieuwing staat hoog in het vaandel. Belangrijke waarden voor de werkwijze van de directie zijn flexibel, samenwerking gericht, in verbinding met andere partners en kennis van je vak. Medewerkers krijgen de ruimte om zich ook persoonlijk te ontwikkelen. Eigen initiatief wordt op prijs gesteld

De inrichting van de directie is flexibel en kent korte lijnen met het MT en de medewerkers. Het MT bestaat uit drie MT leden en de directeur.

Wat ga je doen?

In deze functie verleen je managementondersteuning aan de directeur en ben je een vraagbaak voor je collega’s van de directie. Het accent ligt op het beheren van de agenda van de directeur en het daarbij behorende relatiebeheer en het coördineren van de informatiestromen. Daarnaast ben je belangrijk aanspreekpunt voor de medewerkers van de directie over administratieve en organisatorische aangelegenheden en regel je de ICT-middelen voor nieuwe medewerkers. Ook zorg je voor de verspreiding van binnenkomende vragen, uitnodigingen en stukken en bewaakt je de voortgang van de beantwoording. Zo houdt je bijvoorbeeld de moties en toezeggingen uit de Tweede Kamer bij.

Als managementondersteuner val je rechtstreeks onder de directeur. Je werkt nauw samen met een aantal collega-managementondersteuners en de directiesecretaris. Bij ziekte of afwezigheid wordt een aantal kerntaken over en weer waargenomen.

Verder bestaan jouw taken uit:

  • Je weet effectief prioriteiten te stellen bij het maken van de afspraken
  • Je bewaakt de voortgang van de afspraken, lost knelpunten op en beoordeelt binnenkomende verzoeken op inhoud en belangrijkheid;
  • Je bent geïnteresseerd in de inhoud en kunt snel verbanden leggen in de informatiestroom die tot je komt. Hierbij ben je ook alert op informatie die je moet ophalen;
  •  Je verstrekt (voor zover mogelijk) zelf de benodigde informatie of verwijst behulpzaam door en onderhoudt daartoe een veelheid aan in- en externe contacten;
  • Je behandelt de digitale stukkenstroom en werkt met IBABS (digitale vergadermap). IBABS is een applicatie voor papierloos vergaderen;
  • Je organiseert vergaderingen van uiteenlopende aard;
  • Daarnaast zijn er nog vaste werkzaamheden, zoals het verzorgen van routinecorrespondentie en registreren van correspondentie in Proza, als ook het zorg dragen voor de behandeling van binnenkomende- en uitgaande post, rekening houdend met prioriteiten;
  • Je werkt nauw samen met je collega’s, je weet elkaar goed aan te voelen en staat voor
    elkaar klaar.

Kortom: een uitdagende functie met veel verschillende werkzaamheden. Geen één dag is hetzelfde, je hoeft je dan ook zeker niet te vervelen!

Ben jij als projectondersteuner een kei in plannen en organiseren? Kun jij vooruitdenken, ontzorgen en improviseren? En behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Solliciteer dan direct!

Solliciteer direct met een uitgebreide motivatiebrief en een up-to-date CV, of solliciteer via de mail naar mij, j.heugen@youngcapital.nl

Wat wij bieden

  • Een goed BBRA schaal 8 salaris van tussen de €2675 en €3617 o.b.v. werkervaring;
  • Een baan waarbij je z.s.m. aan de slag kunt voor 36 uur;
  • Een tijdelijke baan t/m eind 2023 met veel doorgroeimogelijkheden;
  • De kans om bij te leren via YC Skills;
  • Werkervaring bij de Rijksoverheid!

Wat wij vragen:

  • Minimaal mbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner;
  • Je beheert en onderhoudt een netwerk van relevante personen;
  • Je kunt onder hoge druk functioneren, je blijft dan tactvol en op het juiste moment assertief.

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Extra informatie

Status
Open
Opleidingsniveaus
MBO, HBO, Universiteit
Plaats
Den Haag
Werkuren per week
32 - 36
Dienstverbanden
Fulltime (ervaren), Tijdelijke fulltime baan
Salarisindicatie
Tussen €2.675 en €3.617 Per maand
Verantwoordelijk voor
Managementondersteuner
Gepubliceerd op
03-11-2022

Den Haag | Administratieve vacatures | Secretariele vacatures | Vacatures administratief medewerker | Vacatures secretaresse | Fulltime (ervaren) | Tijdelijke fulltime baan | MBO | HBO | Universiteit

Jenny Heugen

Recruiter

Jenny Heugen, bereikbaar op tel. 0850689805

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.