Plaatsvervangend Hoofd Vastgoedbeheer Buitenlandse Zaken in Den Haag

Beschrijving

Functieomschrijving
Als plaatsvervangend afdelingshoofd ben je mede verantwoordelijk voor misschien wel de mooiste vastgoedportefeuille van Nederland in het buitenland. Je draagt samen met je leidinggevende zorg voor de dagelijkse leiding van de afdeling Vastgoedbeheer en Advies binnen de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF). Daarbij kan jij je vakinhoudelijke passie kwijt bij alle vragen die ontstaan rondom installatie, kunst, fysieke beveiliging en interieur architectuur van de 400 panden in het buitenland (ambassades, consulaten en residenties), en kan je jouw leidinggevende kwaliteiten inzetten om medewerkers te laten bloeien.

De gebouwen van onze ambassades zijn een visitekaartje van Nederland. Als showcase van Nederlandse innovatie, kunst en design dragen ze uit wie we zijn en hoe wij willen dat de wereld ons ziet. Ze zijn voor alle Nederlanders een herkenbaar ankerpunt en voor alle collega's die er werken een veilige en doelmatige uitvalsbasis.

DHF maakt zich dagelijks sterk voor de gebouwen die voor onze diplomatie onmisbaar zijn. In totaal betreft dit zo'n 400 panden (ambassades, consulaten en residenties) in 146 landen . Daarnaast is zij ook verantwoordelijk voor een aanzienlijke portefeuille dienstwoningen in het buitenland én de huisvesting van Buitenlandse Zaken in Nederland.

Als plaatsvervangend afdelingshoofd heb je een grote diversiteit aan taken waarbij je niet alleen je inhoudelijke kennis, maar vooral ook verbindende en management kwaliteiten in zet. Het zwaartepunt van de taken van het plaatsvervangend hoofd ligt rondom de operationele invulling van tactische vastgoedvraagstukken. M.a.w. Het afstemmen en het invullen van werkzaamheden met specialisten. Deze werkzaamheden op vastgoedgebied hebben naast inhoudelijke, ook strategische en tactische raakvlakken met de andere afdelingen en directies binnen het ministerie.

Samen met de medewerkers uit de afdeling en het afdelingshoofd stuur je op te behalen resultaten. Je vormt samen met het afdelingshoofd een team, waarin er een logische en natuurlijke verdeling van (management)taken en verantwoordelijkheden bestaat. Jouw rol spitst zich toe op het tactisch - operationele niveau. Hier ben je de verbinder tussen de regiocoördinatoren (assetmanagers) en de adviesteams en zorg je dat iedereen goed is aangehaakt op de ambities die voor ons liggen. Samen met de collega's in deze disciplines en het afdelingshoofd draag je in woord en daad bij aan een oplossing voor deze ambities. Hierbij valt bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) te denken aan: heldere prioriteitsstelling (duidelijke keuzes in werkplannen), heldere werkprocessen, een meer planmatige aanpak van mutaties in de portefeuille en een goede aansluiting van de vakdisciplines op de meerjarenprogrammering. Maar denk bijvoorbeeld ook aan een zorgvuldige toetsing van het beschikbare aantal fte per vakdiscipline aan de voor de betreffende vakdiscipline benodigde capaciteit.

De afdeling bestaat uit 4 vakdisciplines die zich bezig houden met adviezen op het gebied van installaties, kunst, fysieke beveiliging en interieur architectuur. Daarnaast zijn in de afdeling de regiocoördinatoren en beheer en onderhoud-adviseurs (technisch property managers) ondergebracht. Ook maken de medewerkers dienstwoningen (belast met de inhuur van woningen voor onze collega's wereldwijd) en medewerker dienstvervoer (belast met het wagenpark van de ambassades) onderdeel uit van deze afdeling. De Afdeling heeft een personeelsbezetting van in totaal circa 30 fte.

Binnen DHF wordt invulling gegeven aan een integrale benadering van huisvesting op basis van het Corporate Real Estate Management (CREM) model.

DHF is dagelijks bezig de juiste huisvesting te realiseren voor het ministerie van Buitenlandse Zaken en kwalitatief hoogwaardig in stand te houden. Daarnaast ligt het bestaansrecht van DHF in de vastgoed- en huisvestingsexpertise, waarmee DHF invulling geeft aan vragen op dit gebied vanuit de organisatie; zich verplaatsend in het specifieke, lokale, gebruikersperspectief.

Het spreekt voor zich dat een integrale benadering van huisvesting om optimale samenwerking tussen de collega's uit verschillende (vak)disciplines vraagt, maar ook om uniforme (en op elkaar afgestemde) werkprocessen. Je bent van nature daarom een verbinder, die zorgt voor optimale samenwerking tussen de verschillende disciplines en afdelingen.

Werken op basis van het vastgoedsturing/ het CREM model vraagt meer vooruitkijken en plannen, maar ook bewuster omgaan met de vastgoedinformatie die de basis vormt voor de prioriteitsstelling in onze programma's en projecten (portfoliomanagement). In jouw rol als plaatsvervangend afdelingshoofd is een gedegen kennis van vastgoedsturing/ CREM daarom onontbeerlijk. Een nieuwe manier van werken brengt veranderingen met zich mee. Ervaring met verandertrajecten (bij voorkeur binnen een afdeling die vastgoedbeheer en advies verzorgt) is dan ook vereiste.

Functie-eisen

De ideale kandidaat voor deze functie is iemand met daadkracht en gunfactor, die bereid is te luisteren alvorens tot oplossingen en voorstellen te komen, die van nature zorgt voor verbinding tussen mensen en teams. Iemand die vanuit de 1 team gedachte de collega's vanuit intrinsieke motivatie enthousiasmeert.

• Academische opleiding, bij voorkeur in facilitair management en/of vastgoedbeheer, bouwkunde of bedrijfskunde.
• Meerdere jaren relevante werkervaring op het gebied van vastgoedbeheer en -management, ervaring met CREM strekt tot aanbeveling.
• Ervaring met het implementeren van een passende (vastgoed)organisatiestructuur.
• Ervaring met het ontwikkelen en implementeren van een integraal kwaliteitswegingssysteem.
• Gedegen ervaring met het leiden en implementeren van verandertrajecten, bij voorkeur in een vastgoedbeheer en- management omgeving.
• Ervaring met werken in een internationale context.
• Je bent in staat strategische doelen via tactische doelstellingen te leiden naar operationele opgaven.

Positionering Vastgoedbeheer en advies

• Je beschikt over een grote organisatiesensitiviteit.
• Een op kwaliteit gerichte maar ook empathische werkhouding. Je bent netwerkvaardig en in staat draagvlak te creëren en behouden, te luisteren en te overtuigen en motiveren op alle niveaus, van directe collega tot ambtelijke leiding.
• Je bent een verbinder/ people manager.
• In staat te werken aan optimale oplossingen, rekening houdend met diverse belangen. Je kunt hierin prioriteren met respect voor elkaars uitgangspunten.
• Wendbare teamspeler die initiatief neemt, je weet vanuit verbinding oplossingen te organiseren.
• Flexibel inzetbaar met vermogen om snel te schakelen en in te spelen op onverwachte taken.

Realiseren integrale kwaliteitsverbetering

• Goed analytisch vermogen, goed procesmatig inzicht en in staat om prioriteiten te stellen door te plannen en organiseren.
• Proactief en met een creatieve (toekomst)visie op zijn/haar taak- en werkgebied.
• Gevoel bij inrichting van processen en daarop kunnen (aan)sturen.

Overige typeringen

• Inzicht en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Kan werkenderwijs zelf vormgeven aan de functie, gegeven de uiteenlopende belangen, werkt zelfstandig, zorgvuldig, is klantvriendelijk en doelgericht.
• Uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift in de Nederlandse en Engelse taal
• Je beschikt over een Internationale oriëntatie.
• Affiniteit met het werk op een ambassade of vergelijkbare internationale werkervaring strekt tot aanbeveling.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button 'solliciteren op externe site'.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een Gamebased Assessment en (een) selectiegesprek(ken). Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in april 2023.

Meer over jouw toekomstige afdeling
DHF draagt zorg voor de vastgoed- en huisvestingprojecten van BZ in het buitenland, voor ambassades, consulaten, residenties en dienstwoningen van diplomaten en heeft zowel een uitvoerende als regie rol ten aanzien van de huisvesting van de BZ-organisatie in Nederland. De directie staat voor een stevige uitdaging: het versterken van de plannings- en verantwoordingscyclus, met heldere betrokkenheid van het primaire proces en op basis van capaciteits-, budget en resultaatinzichten; het op orde krijgen van de (CREM-)systemen en informatiehuishouding, een routinematig georganiseerde driemaandelijkse rapportage aan de Managementraad over de voornaamste ontwikkelingen in de projectenportefeuille en strategisch belangrijke beleidsontwikkelingen, de procesafspraken en samenwerking met Inkoop en andere directies en het zorgdragen voor vertrouwen in elkaar en het met plezier (samen)werken. Dit moet allemaal leiden tot grote(re) tevredenheid bij medewerkers, de posten en de regiodirecties ten aanzien van huisvesting en een goed beheerde vastgoedportefeuille, waarbij de meetbaarheid van beide laatste zaken ook een uitdaging voor de directie betekent.

Solliciteer hier!

Deze vacature wordt aangeboden door Jobbird. Solliciteren kan eenvoudig en snel op de website van Jobbird door op de 'Solliciteer direct' knop te klikken.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

Middelbare school

Plaats

Den Haag

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)