Checklist onboarding

Wat is een onboarding checklist?

Natuurlijk wil je er alles aan doen om de nieuwe medewerker in kwestie alle kanten van het bedrijf te laten zien. Of je daar een speurtocht voor nodig hebt? Nee, maar zo’n checklist voor onboarding komt vast en zeker van pas. Deze checklist is voor het onthaal van nieuwe medewerkers en is voornamelijk handig voor HR-medewerkers, managers en leidinggevenden. Met het afstrepen van elk puntje in het stappenplan zorgt jouw bedrijf ervoor dat nieuwe medewerkers makkelijk en snel integreren. Wacht dus niet langer en maak van de onboarding checklist jouw mentor in onboarding.

11 stappen voor een onboarding checklist

Ga er maar eens goed voor zitten. Voor de onboarding van nieuwe medewerkers is deze checklist namelijk alles wat je nodig hebt. Sla de pagina op en maak het jezelf lekker makkelijk met de verkorte versie van de onboarding checklist. Pennen klaar? Jouw checklist voor onboarding afstrepen maar.

Stap 1. Papierwerk voorbereiden

De eerste stap op de checklist voor het onthaal van jouw nieuwe medewerkers is het papierwerk voorbereiden. Verzamel de documenten voor nieuwe medewerkers, zoals contracten, andere overeenkomsten en loongegevens. Wie weet lijkt het je zelfs handig om de functiebeschrijving bij te voegen. Zo bereidt jouw nieuwe aanwinst zich nog eens extra goed voor op de job. Of je dit punt van de checklist voor onboarding nu digitaal verzamelt of uitprint op papier, zorg er altijd voor dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot alle benodigde informatie en documenten.

Stap 2. Spullen klaarzetten

Inmiddels zit je midden in de preboarding fase van de checklist voor onboarding. Daarom is het tijd om alle benodigde materialen, apparaten of uitrusting te verzamelen. Wie weet heeft jouw bedrijf zelfs een welkomstpakket voor elk nieuw personeelslid. Maak de werkplek schoon en zet alles klaar. Zo kan het nieuwe teamlid straks direct aan de slag.

Stap 3. Tools en systemen instellen

Nog zo’n puntje in de checklist voor onboarding om het starten van jouw nieuwe teamlid zo snel mogelijk op gang te helpen. Jouw nieuwe medewerker kan met ingestelde accounts en inloggegevens in een handomdraai bij zijn gegevens. Pro tip: vraag om die accounts al voor de eerste werkdag vanuit huis te activeren. Wie weet maakt jouw bedrijf het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst zelfs via deze accounts mogelijk. Hierdoor is al het papierwerk nog voor de eerste werkdag voltooid: win-winsituatie dus.

Stap 4. Oriëntatie plannen

Met het plannen van een oriëntatie, zoals een rondleiding door het gebouw, maken nieuwe werknemers kennis met het bedrijf, specifieke werkplekken en collega’s. We raden je aan om deze dag nog voor de eerste werkdag van jouw nieuwe teamlid in te plannen. Dit maakt de werkplek vertrouwder op het moment dat nieuwe medewerkers van start gaan. Lukt dit niet? Combineer dan deze stap met stap zes van de onboarding checklist.

Stap 5. Welkomstmail sturen

Verwelkom jouw nieuwe collega met een welkomstmail waarin je alle belangrijke details verwerkt. Nee, dan hebben we het niet over hoe laat er elke dag geluncht wordt. Je gaat onder andere in op inlogprogramma’s, de startdatum en de afdeling waarop diegene zal werken. Ook is de oriëntatie uit stap vier van de checklist voor onboarding een handig punt om te benoemen. Kortom, pak uit met een knaller van een welkomsttekst en zorg dat de nieuwe aanwinst zich al helemaal thuis voelt binnen jouw bedrijf.

 

 

Stap 6. Komst nieuwe medewerkers bekendmaken

Na flink wat (virtueel) babbelen met jouw nieuwste teamlid is het tijd voor de grote onthulling en dat is dan ook de volgende stap op de checklist voor onboarding. Kondig jouw nieuwe collega aan bij de rest van het team en bedenk samen hoe je diegene op de juiste manier verwelkomt. Organiseer bijvoorbeeld een welkomstbijeenkomst op de eerste werkdag. Dit is de ideale kans voor het team om hun nieuw collega te ontmoeten. Ook is het een snelle manier om een sterke band te creëren. En laten we eerlijk zijn, welk bedrijf wil nu niet meteen de perfecte teamspirit binnen een afdeling?

Stap 7. Buddy aanwijzen

Een belangrijk onderdeel van het onboardingsprogramma is het aanwijzen van een buddy. Deze buddy's zijn ervaren collega’s die nieuwe medewerkers op weg helpen door vragen te beantwoorden en hen te begeleiden tijdens de eerste weken of maanden van de job. Gebruik het onboardingsprogramma voorbeeld als guide bij het opzetten van een passend programma binnen jouw bedrijf.

Stap 8. Trainingen klaarzetten

In case you forgot: met de checklist voor onboarding laat je nieuwe medewerkers alle kanten van jouw bedrijf zien. Om dit op de juiste manier te doen is het inplannen en klaarzetten van (online) trainingen een must. Deze trainingen leiden nieuwe medewerkers op om werkzaamheden op de juiste manier uit te voeren. Zo is het voor jouw nieuwe teamlid straks appeltje-eitje om te beginnen aan de job.

Stap 9. Koffiedates inplannen

Koffiedates zijn de perfecte gelegenheid voor het voeren van informele, heart-to-heart gesprekken. Het is dé manier waarop nieuwe collega's hun teamgenoten leren kennen. We adviseren om deze dates in te plannen met de collega's waarmee de nieuwe medewerker het meest samenwerkt. Dit kunnen alle teamleden zijn, maar ook slechts enkele collega’s om een overload aan nieuwe info te voorkomen. Met het uitvoeren in deze stap van de checklist voor onboarding geef je nieuwe medewerkers een zetje om hun collega’s te leren kennen.

Stap 10. Feedback meetings inplannen

We horen je denken: zijn er in deze checklist voor onboarding nog niet genoeg dates, vergaderingen en welkomstborrels ingepland? Nee, was het maar zo’n feest. Om goed bij te houden hoe de zaken ervoor staan is het namelijk belangrijk om een beoordelingsgesprek in te plannen, waarin je feedback geeft en ontvangt. Voer dit gesprek ongeveer na de tweede werkweek. Vergeet niet om de medewerker te vragen of de taken overeenkomen met de functie en stel samen enkele doelen op. Kom hier aan het einde van de maand of de inwerkperiode op terug.

Stap 11. Check-ins inplannen

Je wilt toch niet dat werknemers al snel de benen nemen? Plan daarom voor de laatste stap van de onboarding checklist een of meerdere check-in momenten in. Dit kun je doen zolang het inwerkprogramma van toepassing is. Met deze check-ins peil je niet alleen de voortgang van jouw werknemer, maar ook bonjour je eventuele zorgen en knelpunten razendsnel de deur uit. Zo zorg je ervoor dat zowel jij als de medewerker op dezelfde frequentie zitten.