Werkgeversverklaring invullen

Wat is een werkgeversverklaring?

Voor je een werkgeversverklaring kunt invullen, moet je natuurlijk weten wat het precies is. Het is een officieel document waarin jij als werkgever de arbeidsrelatie met je werknemer bevestigt. Het bevat belangrijke info zoals persoonsgegevens, salaris en het dienstverband. Het is dan ook een bevestiging van stabiliteit en zekerheid. Vooral de bank of een verhuurder is daar erg benieuwd naar, omdat het een beeld geeft van het inkomen van je werknemer. Superbelangrijk, want dit papiertje kan voor je werknemer de sleutel zijn naar die ene droomwoning.

How to: werkgeversverklaring invullen

Logisch, maar bij het invullen van de werkgeversverklaring mag je geen fouten maken. Anders gaat de geldverstrekker of verhuurder van je werknemer misschien wel niet akkoord met het voorstel dat op tafel ligt.

Onderdelen werkgeversverklaring

Let bij het opstellen van de werkgeversverklaring op een aantal vaste onderdelen. Wat moet er in een werkgeversverklaring staan?

• Gegevens werkgever. Zoals de naam, het adres en het KVK-nummer.
• Gegevens werknemer. Vul de naam, het adres, de postcode en geboortedatum in. Ook de ingangsdatum van het dienstverband en de functie mogen niet ontbreken.
• Aard van het dienstverband. Hierbij geef je aan of de werknemer een vast contract heeft, een contract voor bepaalde tijd of dat er sprake is van een flexibele arbeidsrelatie.
• Eventuele intentieverklaring. Hierover lees je verderop in dit artikel meer.
• Inkomen. Hieronder valt niet alleen het brutojaarsalaris, maar ook het vakantiegeld, een onregelmatigheidstoeslag, een dertiende maand of eindejaarsuitkering, uitbetaald overwerk of andere inkomsten. Let op, vul de bedragen in zodat ze overeenkomen met de loonstrook. Daarmee bedoelen we dat je bij parttime medewerkers niet het salaris op basis van een fulltime dienstverband invult.
• Leningen of loonbeslag. Als je een onderhandse lening aan de werknemers verstrekt of er is sprake van loonbeslag, dan vermeld je dat ook.

Werkgeversverklaring digitaal invullen

Check bij je werknemer of het online invullen van de werkgeversverklaring mogelijk is. Sommige soorten elektronische handtekeningen zijn soms niet toegestaan, dus let daarop. En moet je ‘m daarna digitaal opsturen, of is alleen een geprinte versie een optie? Er zijn veel smaken, dus zorg dat je de goede te pakken hebt.

Werkgeversverklaring met de hand invullen

Zo’n formulier is niet geldig met meerdere handschriften. Laat de werkgeversverklaring dus invullen door één persoon. Gebruik verder één kleur pen, het liefste blauw. Maak ook geen fouten, vul het document anders opnieuw in.

Werkgeversverklaring ondertekenen

Is het invullen van de werkgeversverklaring gelukt? Dan is er nog één laatste stap: ‘m ondertekenen. Degene die het document heeft ingevuld zet ook de handtekening. En vergeet de datum niet. Die is belangrijk, omdat een ingevulde werkgeversverklaring drie maanden geldig is. Nadat die periode is verstreken moet je weer een nieuwe werkgeversverklaring invullen voor je medewerker.

Werkgeversverklaring invullen voorbeeld

Moet je een werkgeversverklaring invullen voor je medewerker? Een voorbeeld van zo’n document kan handig zijn. Check eerst even bij je werknemer welk model werkgeversverklaring de geldverstrekker of verhuurder vraagt. Zo voorkom je dat het document niet wordt goedgekeurd en dat je dubbel werk doet. Wij hebben een mogelijk werkgeversverklaring voorbeeld voor je om in te vullen.

NHG werkgeversverklaring voorbeeld

Verschil werkgeversverklaring en intentieverklaring

Als je werknemer geen vast contract heeft, maar een contract voor bepaalde tijd, krijg je vast de vraag om ook een intentieverklaring in te vullen. Lekker makkelijk, want de intentieverklaring is geen apart formulier. Het is alleen een extra onderdeel in de werkgeversverklaring, maar die was je toch al aan het invullen. Je geeft in een intentieverklaring aan dat je van plan bent de werknemer in vaste dienst te nemen als ie zo blijft doorgaan in de functie en de bedrijfsomstandigheden niet wijzigen. Dit betekent niet meteen dat je een vast contract belooft aan je werkgever, want het is geen juridisch bindend document.

Key takeaways

• Je werknemer kan je vragen om een werkgeversverklaring in te vullen.
• De werkgeversverklaring bestaat uit een aantal vaste onderdelen: gegevens werkgever en werknemer, aard van het dienstverband, een eventuele intentieverklaring, info over het inkomen en leningen.
• Let op bij een werkgeversverklaring digitaal of met de hand invullen, daaraan zitten soms andere regels verbonden.
• Een intentieverklaring vul je in voor een medewerker die nog geen vast contract heeft. Het is een apart onderdeel op het werkgeversverklaring formulier.