HRIS (Human Resources Information System)

HRIS betekenis

HRIS staat dus voor ‘Human Resources Information System’, maar wat is een HRIS nou concreet? Het is een interactief systeem waar de gegevens van medewerkers in geregistreerd staan. Interactief houdt in dat werknemers deze gegevens zelf kunnen inzien en aanpassen. Vervolgens worden deze wijzigingen overal doorgevoerd, ook in eventuele andere systemen.

Wat je allemaal kunt vinden in een HRIS? Dat is afhankelijk van het precieze softwarepakket, maar denk onder andere aan:

• persoonlijke gegevens van medewerkers;
• vakantiedagen en verlof;
• gegevens over ziekteverzuim;
• loonadministratie inclusief loonstroken;
• secundaire arbeidsvoorwaarden van medewerkers;
• werving en selectie (vacaturebeheer, sollicitatieprocessen, cv’s);
• prestatiebeheer;
• tijdregistratie.

Verschillen tussen HRIS, HCM en HRMS

HRIS, HCM, HRMS… We get it, er is veel mogelijk op het gebied van HR software. Wat zijn nou de verschillen? Waar HRIS vooral gaat om het administratieve gedeelte van HR, is een HCM (Human Capital Management) strategischer. Daar komen onder meer talent acquisition en talentmanagement bij kijken. Een HCM gaat dan ook om het aantrekken, behouden en ontwikkelen van talent. Een stapje verder is een HRMS (Human Resources Management System). Dit systeem combineert de functies van HRIS en HCM en omvat dus alle onderdelen van HR.

Voordelen van een HRIS

Waarom het handig is om een Human Resources Information System te implementeren? Nou, hierom:

• Geoptimaliseerde workflow. Met een HRIS automatiseer en standaardiseer je workflows, wat veel tijd scheelt. Zo koppelt het systeem de sollicitatie van een sollicitant via de website automatisch aan de juiste vacature en leidinggevende.
• Simpele verlofaanvragen. Je medewerkers hebben zelf toegang tot het HRIS, dus zij kunnen daar zelf hun vrije dagen inplannen. Hun manager krijgt automatisch bericht over een aanvraag en kan die direct bevestigen. Zo houd je het overzicht en wordt alles lekker snel geregeld.
• Loonadministratie op één plek. Je hoeft geen loonstroken meer rond te sturen, die verschijnen automatisch in het HRIS en kunnen je werknemers dus altijd terugvinden.
• Employee self-service. Dat staat bij een Human Resources Information System centraal. Medewerkers regelen hun zaakjes zelf, waardoor jouw HR-team veel tijd bespaart.

Stappenplan HRIS implementeren

Denk jij nu: yes, tijd om een HRIS te implementeren? Goed idee, maar daar komt natuurlijk wel een hoop bij kijken. Volg onderstaande stappen op voor een nette aanpak.

1. Breng managers en medewerkers op de hoogte

Doe dat top-down. Informeer dus eerst de managers over de voordelen en onderdelen van het nieuwe systeem zijn. Laat hen vervolgens het nieuws overbrengen op hun teamleden. Medewerkers kunnen dan bij hun leidinggevenden terecht voor vragen.

2. Breng rollen en gebruikers in kaart

Met een HRIS komen verschillende gebruikers die allemaal andere rechten hebben. Logisch natuurlijk, want een medewerker moet vrij kunnen vragen, maar alleen een manager moet zo’n aanvraag goed kunnen keuren. Zorg er dus voor dat je deze info van tevoren op een rijtje hebt.

3. Maak een projectplan

Maak een compleet plan van begin tot eind van de implementatie. Wie betrek je erbij? Ken rollen toe, stel deadlines, zet alle afspraken overzichtelijk op papier en breng iedereen ervan op de hoogte.

Tips voor het implementeren van een HRIS

Valkuilen willen we het niet noemen, maar natuurlijk moet je met een aantal zaken rekening houden als je een HR informatiesysteem besluit te implementeren. Bijvoorbeeld:

• Kies de software die het beste bij jouw bedrijf past. Er zijn veel HR systemen op de markt, en je kunt je vast voorstellen dat er verschillen zijn. Vergelijk het aanbod dus goed voordat je een systeem kiest en implementeert.
• Bereid de implementatie goed voor. Verzamel dus alle info die je nodig hebt, zoals de kerntaken van verschillende functies en de bijbehorende loonschalen, welke standaardbrieven alle sollicitanten opgestuurd krijgen en op hoeveel vakantiedagen elke medewerker recht heeft.
• Neem de tijd voor de implementatie. En zorg voor genoeg handen. Plan dus medewerkers in die fulltime aan de implementatie werken totdat ie volledig klaar is of huur tijdelijke medewerkers in voor deze klus. Verdeel de taken duidelijk en stel deadlines.
• Wijs personen aan bij wie medewerkers terechtkunnen. Vragen zullen altijd komen, al bereid je je personeel nog zo goed voor. Stel daarom een aantal contactpersonen aan. Zij zijn verantwoordelijk voor het beantwoorden van alle vragen van je medewerkers over het HRIS.

Key takeaways

• Een HRIS (Human Resources Information System) is een interactief systeem met allerlei gegevens over medewerkers, van vakantieaanvragen tot loonstroken.
• Een HRIS is een vorm van employee self-service. Medewerkers kunnen er dus zelf mee aan de slag, wat jouw HR-afdeling tijd scheelt.
• Bereid het implementeren van een HRIS goed voor, want het vereist flink wat werk en aandacht.
• Kies een HR-informatiesysteem dat goed bij jouw bedrijf past. Neem dus je tijd om verschillende softwareoplossingen met elkaar te vergelijken.