HRMS

Wat is HRMS?

First things first: een HRMS, oftewel een Human Resource Management Systeem, automatiseert allerlei HR-gerelateerde taken. Zelf inhoudingen op lonen berekenen? Dat hoeft niet met een HRMS. Rapportages maken over de targets van medewerkers? Pff, da's kinderspel voor deze software. En zelfs taken als personeelsplanningen maken en personeelsdossiers beheren zijn geen issue met een goed ingericht HRM-systeem. Misschien ook leuk om te weten: deze HR-tech wordt steeds vaker ondersteund door machine learning en AI. Fijn, want zo hoeven je HR-medewerkers zelf geen bergen aan info te verzamelen, bijvoorbeeld.

Verschil HRMS vs. HRIS

HRMS, HRIS, het is toch allemaal een pot nat? Nou, eigenlijk niet. Het verschil zit 'm in de functies. Zo gaat het bij een HRIS vooral om het administratieve gedeelte van HR. Een HRMS is een uitbreiding hierop, waarbij de focus óók ligt op talentbeheer, werving- en selectie, ontwikkeling van medewerkers en rapportages.

HRMS functies

Een HRMS is op allerlei manieren in te richten, zodat je precies de functionaliteiten hebt die handig zijn voor jouw HR-afdeling. Denk aan toffe functies als:

• Employee Self Service;
• salarisadministratie;
• personeelsadministratie;
• urenregistratie;
• vakantie-, verlof- en verzuimbeheer;
• talentmanagement (performance reviews bijhouden, vacaturebeheer);
• rapportages en HR-analytics;
• het meten van de werknemerservaring;
• prestatie- en beloningsmanagement.

En ga zo maar door. Het fijne aan een HRMS is dat je altijd klein kunt beginnen en steeds nieuwe functies erbij kunt kopen. Da's chill als je een mkb'er bent, want misschien vind je rapportages en HR-analytics nu nog niet zo interessant. Maar stel dat je een paar jaar later een van de big boys wordt? Dan klinken die functies vast een stuk interessanter.

Voordelen HRMS

Klinkt allemaal leuk en aardig, een HR management systeem gebruiken, maar wat levert het precies op? Kun je niet gewoon veel beter het aantal HR-medewerkers binnen je organisatie verhogen? Tja, kan, maar denk je nog steeds hetzelfde als je de volgende voordelen leest?

• Tijd- en kostenbesparing. Je HR-medewerkers houden meer tijd over voor andere belangrijke taken en tegelijkertijd bespaar je kosten, omdat je maar één systeem nodig hebt voor al je HR-taken.
• Goede communicatie. HRMS maakt het makkelijk voor jouw HR-medewerkers om contact te houden met werknemers en sollicitanten. Het systeem herinnert ze bijvoorbeeld aan afspraken die ze nog moeten maken. Hierdoor loopt jouw bedrijf niemand mis.
• Data correctheid. Je data klopt altijd, want het HRMS systeem update de info continu. Hetzelfde geldt als er wetten of regels veranderen. Het systeem vangt dit op en vernieuwt de data direct.

5 tips voor het implementeren van HRMS

Top, je gaat voor een HRMS. Waar je dan rekening mee moet houden? Met onze 5 tips ben je straks goed op weg.

1. Klaar voor de start

Klaar voor de start: Laat je HR-team vanaf het begin meedoen met het opzetten van een HRMS. Vraag ze bijvoorbeeld wat voor functies ze handig zouden vinden en laat ze alvast kennis maken met het systeem, zodat ze weten wat hen te wachten staat. Betrek ook leidinggevenden en vraag ze wat zij van dit nieuwe systeem verwachten. De voordelen bespreken is ook een goed idee. Zo zien je medewerkers hoe ze erop vooruit gaan met dit systeem.

2. Maak een goede planning

Zomaar een HRMS installeren en HR-medewerkers hun ding laten doen is not the way. Maak eerst een duidelijke projectplanning waarin je alle benodigdheden in kaart brengt. Bepaal bijvoorbeeld voor welke functies je gaat, reken uit hoeveel alles gaat kosten en plan hoe je je HR-medewerkers gaat trainen zodat ze het systeem leren kennen. Hier de tijd voor nemen is essentieel.

3. Train je medewerkers

HRMS is een e-HRM systeem, wat betekent dat het een online systeem is dat werkt op basis van cloud. Nou weet jij misschien wel wat dat inhoudt, maar je oudere medewerkers kunnen er wat moeite mee hebben. Zorg daarom altijd voor een training waarin je je medewerkers laat zien hoe je met het systeem om moet gaan. Zo kunnen ze snel aan de slag met het HRMS.

4. Check de wet- en regelgeving

Compliance is belangrijk, want eh, je wilt natuurlijk aan de wetten en regels voldoen. Zo'n HRMS systeem is ideaal daarvoor, maar je moet wel eerst checken of het systeem up-to-date is met de meest recente wetten. En zorg er ook direct voor dat die updates regelmatig en automatisch binnenrollen, zodat je nooit de plank misslaat wat betreft wetgeving.

5. Bepaal de rollen

Kijk, een HR-medewerker die een loonstrook moet kunnen bewerken is best logisch. Maar een marketing medewerker die dat ook kan? Dat wil je liever niet. Verdeel daarom de rollen en rechten goed, zodat je medewerkers alleen toegang hebben tot functionaliteiten die ze nodig hebben.

Meer over HR-tech

Best handig, zo'n systeem voor al je HR-zaken. Maar wist je dat er nog veel meer handige technische snufjes zijn waarmee je je HR-afdeling optimaliseert? Check onze pagina over HR-tech voor een voorproefje van alle soorten technologieën, zoals HRIS, DMS-systeem en andere HR-software. Efficiency? Kom maar door.

Key takeaways

• Een HRMS (Human Resource Management Systeem) automatiseert verschillende HR-taken, inclusief salarisadministratie, rapportages en talentbeheer.
• Het verschil tussen HRMS en HRIS ligt in de functionaliteit, waarbij HRMS ook strategische aspecten zoals talentontwikkeling en werving omvat.
• HRMS pas je aan naar de behoeften van jouw HR-afdeling met functies zoals Employee Self Service, tijdregistratie, en prestatiebeheer.
• De voordelen van HRMS: tijds- en kostenbesparing, verbeterde communicatie, en gegevensnauwkeurigheid.
• Implementatie van HRMS vereist onder andere betrokkenheid van het HR-team, een goede projectplanning en zorgvuldige naleving van wetten en regels.