Salarisadministratie uitbesteden

Waarom je salarisadministratie uitbesteden?

Salarisadministratie uitbesteden is simpel: je klopt aan bij een payrollbedrijf of een salariskantoor, je geeft toegang tot de personeelsdossiers van je medewerkers en de salarisadministratie wordt voor je geregeld. Easy peasy.

Daar hangen natuurlijk zowel voor- als nadelen aan.

Voordelen salarisadministratie uitbesteden

• Je HR-medewerkers kunnen meer tijd besteden aan andere belangrijke taken, zoals het werven van nieuwe medewerkers.
• Hoewel het duur lijkt, kunnen de kosten van salarisadministratie meevallen. Vraag verschillende offertes op, dan weet je welk administratiekantoor jou de beste deal geeft.
• Je verkleint de kans op fouten; externe salarisadministrateurs zijn pro's in hun vak.
• Je bent niet afhankelijk van je eigen medewerkers voor de salarisadministratie. Een salariskantoor garandeert dat de lonen op tijd worden betaald.
• Je hoeft geen kennis over boekhouding in huis te hebben of te investeren daarin. Bovendien kunnen je medewerkers terecht bij de salarisadministratie voor vragen.

Nadelen salarisadministratie uitbesteden

• De kosten kunnen hoger uitpakken dan verwacht en misschien is het wel helemaal niet voordelig voor jou. Dit is vaak het geval voor mkb'ers.
• Voor het invoeren van medewerkersgegevens vragen de meeste salariskantoren een bedrag. Als je veel medewerkers in dienst hebt, kan dat bedrag behoorlijk hoog zijn.
• Je geeft een deel van de controle uit handen, dus je hebt weinig zicht op de salarisinformatie van je medewerkers. En soms heb je die controle liever zelf, vooral als ondernemer.
• Het kan zomaar dat je HR-medewerkers nog steeds veel werk hebben aan de salarisadministratie, bijvoorbeeld omdat ze moeten checken of je werknemers de uren wel goed hebben geregistreerd.

Salarisadministratie uitbesteden: de opties

Je hebt zeker wat te beslissen als je je salarisadministratie wilt uitbesteden: wie gaat het doen? Gelukkig staan er meer dan genoeg bedrijven en kantoren te springen om de loonadministratie te fiksen voor jou. Denk in ieder geval aan de volgende opties:

1. Schakel een salarisadministratie kantoor in

Een veelvoorkomende optie: je salarisadministratie uitbesteden aan een administratiekantoor. Je betaalt meestal een vaste prijs per maand voor de diensten van professionele salarisadministrateurs. Die gaan aan de slag met jouw boekhouding en regelen van alles voor jouw business, van loonstroken tot jaaropgaven en andere financiële zaken. Rekening houden met wetgeving? Pff, niet jouw pakkie-an als je een salariskantoor inschakelt. Ook kunnen je medewerkers terecht bij salarisadministrateurs met hun vragen. Fijn, want zo heb je altijd experts op stand-by.

2. Kies voor payrolling

Payrolling is bijna hetzelfde als het inhuren van een salariskantoor, maar het verschil zit ’m in werkgeverschap. Een administratiekantoor regelt alleen jouw salarisadministratie and that's it. Een payrollbedrijf neemt je hele personeelsadministratie over, dus je hoeft ook niet te dealen met bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten. Da's chill, want zo hebben je HR-medewerkers nóg minder werkdruk. Maar payrolling heeft ook voor- en nadelen en andere soorten regels. In ons artikel over payroll vind je een diepgaande uitleg.

3. Gebruik online salarissoftware

Dit is anders dan HR-tech gebruiken om zelf je salarisadministratie te doen. Sommige online salarissoftware is zo geavanceerd dat alles basically automatisch gaat. En gecombineerd met Employee Self Service (ESS) hoeven je HR-medewerkers (bijna) nooit een loonstrook te zien. Natuurlijk word je ook ondersteund door de aanbieder van deze software, zodat je altijd advies kunt vragen aan echte pro's.

Salarisadministratie uitbesteden tarieven

'Wat kost dat dan allemaal?' vraag je je nu vast af. De kosten van salarisadministratie uitbesteden kunnen voordeliger of juist duurder uitpakken dan wanneer je zelf je salarisadministratie doet. Het hangt vooral af van met welk salariskantoor je werkt en of je de beste bang for your buck krijgt. Exacte tarieven hebben we niet, want die verschillen per administratiekantoor en payrollbedrijf. Maar bij de meeste kantoren zijn de tarieven zo opgebouwd:

1. Kosten voor het opzetten. Data komt niet uit de lucht vallen. Het administratiekantoor moet eerst alle personeelsgegevens importeren en het systeem opzetten. Hiervoor rekenen de meeste kantoren per bedrijf per werknemer eenmalige kosten.
2. Een vast maandbedrag. Ready to go? Dan volgt een vast maandbedrag per werknemer voor het opmaken van een loonstrook.
3. Extra kosten. Denk hierbij aan extra diensten, zoals het uitbetalen van het salaris en het opmaken van jaaropgaven.

Op onze pagina over salarisadministratie kosten vind je een uitgebreide uitleg en berekening van deze kosten.

Key takeaways

• Het uitbesteden van de salarisadministratie is een handige optie om tijd en geld te besparen voor je HR-afdeling.
• Voordelen van salarisadministratie uitbesteden zijn onder meer: meer tijd voor andere HR-taken, vermindering van fouten, gegarandeerde tijdige betaling van lonen en geen behoefte aan interne boekhoudkennis.
• Je kunt je salarisadministratie op verschillende manieren uitbesteden, bijvoorbeeld aan een salarisadministratiekantoor of payrollbedrijf.
• Bij een salarisadministratiekantoor beheren salarisadministrateurs de boekhouding en regelen ze loonstroken en financiële zaken.
• Bij payrolling neemt een payrollbedrijf de volledige personeelsadministratie over, inclusief arbeidsovereenkomsten.
• Liever machines het werk laten doen? Gebruik bijvoorbeeld geavanceerde software die echt alle processen rondom salarisadministratie automatiseert.
• De tarieven voor salarisadministratie variëren per kantoor en bedrijf. Je hebt te maken met: kosten voor het opzetten, een vast maandbedrag per werknemer en kosten voor extra diensten zoals salarisbetaling en jaaropgaven.