Een goed begin is het halve werk, ook voor nieuwe medewerkers. Met een goede onboarding zijn mensen 34% sneller up-to-speed dan zonder. Daarnaast hebben ze meer feeling met je bedrijfscultuur en zijn ze hoger betrokken. Belangrijk dus, die onboarding. Betekent dit dat je in deze uitdagende tijd beter niemand kunt laten instromen? Zeker niet. Met de juiste aandacht maken nieuwe medewerkers ook nu een goede start. 

1. Wees creatief met de introductie 

Normaal gesproken loopt iemand een kantoor binnen en schudt hij of zij vele handen. Dat kan nu natuurlijk niet, maar je kunt wel op andere manieren creatief zijn met een introductie, bijvoorbeeld met een virtuele tour door het pand, een grappig filmpje waarin collega’s zich voorstellen of een thuisbezorgd welkomstpakket. Plan minimaal een videocall met het hele team, om de starter te introduceren. 

De informele een-op-een-introducties met een kop koffie kunnen ook op afstand gewoon doorgaan. Spontaan kennismaken zit er even niet in, omdat je niet weet wanneer het uitkomt. Neem daarom als manager de leiding en plan virtuele koffiemomenten in tussen de nieuweling en elk afzonderlijk teamlid. 

Is je kantoor open? Laat de starter dan zeker in de eerste week naar kantoor komen. Elk face-to-facecontact is meegenomen. Vooral in het begin. 

2. Iets meer aandacht van de manager

79% van de medewerkers die binnen een halfjaar vertrekken, noemen ‘een gebrek aan waardering van mijn manager’ als reden. Maak daarom vroeg in de eerste week tijd voor een een-op-een-videogesprek met je nieuwe aanwinst. 

Omdat ze niet tussen hun collega’s zitten, is de barrière om even een vraagje tussendoor te stellen voor nieuwelingen extra groot. Bespreek daarom zo duidelijk mogelijk de verwachtingen van beide kanten én de ongeschreven regels. Je kunt bijvoorbeeld het volgende bespreken:

• De afkadering van de rol: wat verwacht je van de nieuwe medewerker? Hoe duidelijker je bent, hoe sneller hij of zij productief kan zijn.
  
  
• Introduceer de communicatievormen van het team. Welke programma’s gebruiken jullie? Wat zijn de ongeschreven regels? Is een chatje sturen oké of vindt men dat te opdringerig? Wat wordt er verwacht bij meetings? En zijn er informele aangelegenheden, zoals een virtuele vrijmibo, waar de nieuwe medewerker wordt verwacht?  
  
  
• De work-life-balance. Wat verwacht je qua werktijden en bereikbaarheid? 
  
  
• Spreek een frequentie voor een-op-eengesprekken met elkaar af en plan ze direct in.
  
  
• Koppel de medewerker aan een buddy (zie hieronder). Bespreek ook hierover kort de verwachtingen. 

Naast wekelijkse videobelletjes, is het ook goed om af en toe even in te checken met een kort berichtje. Zo laat je als manager voelen dat je aan de nieuwe medewerker denkt en schep je ruimte voor vragen. 

3. Buddy: persoonlijk, simpel en effectief

Simpel doch bewezen effectief is het buddysysteem. Koppel de nieuwe collega aan een ervaren iemand in een vergelijkbare functie, voor een snelle en persoonlijke manier van wegwijs maken. Onder meer de Volksbank en a.s.r. passen het buddysysteem in coronatijd al zeer succesvol toe. 

“Bij a.s.r. vindt het inwerktraject op kantoor plaats, met veel ruimte tussen de mensen in”, vertelt Niek van Hout, accountmanager bij YoungCapital. “Zo’n vijf senior medewerkers werken de starters in. Via grote schermen kijken ze continu mee op de laptop van de starters en geven ze feedback. Zodra iemand zelfstandig kan werken, gaat hij of zij thuis verder. De starter krijgt een specifieke buddy toegewezen, bij wie hij of zij terecht kan met vragen.”

Een buddy zorgt voor een gevoel van vriendschap op de werkvloer, vertrouwelijkheid en persoonlijk contact. Allemaal zaken die juist nu belangrijk zijn. Bovendien kan de nieuweling zijn of haar vragen die gaandeweg ontstaan, direct stellen. 

Ook op afstand is een buddysysteem goed in te richten. Face to face gesprekken vervang je door videobellen. Meekijken kan door je scherm te delen. Programma’s die dit ondersteunen zijn er genoeg. Van Skype tot Zoom tot Google Hangout. Vind je deze platformen niet veilig genoeg? Hier is een lijst met alternatieven.

4. Slimme videotechnologie

We grijpen snel naar tekst, als face to face kennisoverdracht niet mogelijk is. Maar is dat wel de slimste vorm? Sommige onderwerpen lenen zich beter voor video, zoals het welkomstpraatje van de CEO of de introductie met je bedrijfscultuur. 

Door meer met video te werken, bied je nieuwe medewerkers de kans om gezichten aan namen te koppelen. Helemaal mooi is een webinar, waarbij je ook de tijd neemt om interactief vragen te beantwoorden. 

En ken je Loom al? Met deze browserextensie kun je schermdelen én videoboodschappen opnemen. Tegelijk, dus mensen kunnen jou zien (in het klein) én het scherm dat je deelt. Speciaal voor de situatie met Covid-19 heeft Loom de features van de gratis versie uitgebreid. 

Handig als je iets wilt presenteren of iemand door een systeem heen wilt loodsen. Ook leuk als energizer, bijvoorbeeld door teamresultaten op een persoonlijke én visuele manier te delen.  

5. Creëer overzicht I: maak het visueel 

Er komt in de eerste weken veel op mensen af. Volgens Sapling bevat een gemiddeld onboardingtraject meer dan 50 taken! Niet gek als je als starter door de bomen het bos niet meer ziet. 

Creëer overzicht door het traject visueel te maken, bijvoorbeeld met een tijdlijn. Zo kan de starter afvinken wat hij al onder de knie heeft en ziet hij wat er nog aankomt. 

Een speels voorbeeld van visueel maken wat je nog moet doen, zagen we in een post van Officient. Het bedrijf Intuo speelt onboardingbingo. Dit spel stimuleert het proactief contact zoeken met collega’s. Zodra nieuwelingen iemand op deze kaart hebben gesproken, mogen ze hem of haar ‘afvinken. Kaart vol? Dan krijgt de starter een verrassing van HR. 

6. Creëer overzicht II: alles op één plek

“Ik heb hier ergens iets over gelezen, maar waar staat dat ook alweer?” Voorkom dat nieuwe medewerkers verdwaald raken in een web van systemen, door alle onboardinginformatie op één plek te houden. 

YoungCapital kan in de digitale leeromgeving van haar uitzendkrachten specifieke leerlijnen inrichten. Hier kunnen uitzendkrachten van één bepaalde opdrachtgever alle relevante cursussen, webinars en essentials op één plek terugvinden. Klanten van YoungCapital kunnen hier ook eigen content aan toevoegen.

7. Nu is de tijd om aan te pakken

Esther Schalkers, onboardingtrainer bij YoungCapital, ziet de coronacrisis als een goed moment om je onboarding eens onder de loep te nemen. “Veel bedrijven hebben al van alles. Handleidingen, video’s, tutorials…  Nu is het een mooi moment om alles bij elkaar te brengen, een update te geven en online toegankelijk te maken. Als je nu investeert in je online onboarding, dan heb je daar nog jaren plezier van.”