Het begint te wennen, dat thuiswerken. Maar nu het spannende er wel af is, wordt het moeilijker om betrokken en gemotiveerd te blijven. Hoe houd je de teamspirit erin, de energie hoog en de motivatie levend? Wij verzamelden de 9 beste tips van werkgevers.  

 

1. Schroef de communicatie op

“Communiceer zoveel mogelijk”, aldus AFAS-ceo Bas van der Veldt op de vraag wat zijn belangrijkste tip is. Ook YoungCapital-ceo Ineke Kooistra vindt communicatie in deze tijd belangrijker dan ooit. “Ik communiceer meer, herhaal meer en ben meer bij (virtuele) meetings aanwezig, zodat de mensen die de beslissingen maken en de mensen die ze uitvoeren, op één lijn zitten”, vertelt de ceo.

Vóór corona stuurde Kooistra maandelijks video-updates naar haar medewerkers. Tijdens corona schroefde ze de frequentie op. “Soms wel meerdere keren per week”, vertelt Kooistra. “De productiecrew zat thuis, dus filmde een collega mij gewoon met zijn of haar telefoon. Dat bleek ook prima te werken.”

Maar de beste reacties krijgt ze op live videogesprekken. “De CFO en ik maken een virtueel rondje langs alle afdelingen om toe te lichten hoe we ervoor staan. Binnenkort organiseren we een webinar voor de hele organisatie, waarin iedereen vragen kan stellen die we live beantwoorden.” 

 

2. Vraag hoe het gaat (met een tool)

Angst kan een rol spelen en op diverse manieren tot uiting komen. De een gaat in de actiemodus en de ander klapt dicht. Het is belangrijk om als leidinggevende te weten wat er speelt en vinger aan de pols te houden. Houd wekelijks digitale een-op-eengesprekken en vraag goed door. 

Vind je dat moeilijk of wil je het overzicht voor je hele team bewaren? Dan kun je ook een vragenlijst sturen, waarmee jij inzicht krijgt in zaken als focus, betrokkenheid en welbevinden. Anoniem, indien nodig.  

Vraag bijvoorbeeld aan je teamleden waar ze tegenaan lopen en wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Dat kan met de app TeamPulse, maar je kunt ook zelf vragen bedenken en een enquêtetool gebruiken, zoals Google Forms of SurveyMonkey. 

 

3. Digitale dagstart en -afsluiting

Simpel, doch effectief. Perfect voor het teamgevoel én een slag in communicatie: een dagstart en/of -afsluiting met het team. Voor de productiviteit is dit goed in kleine clubjes, maar vergeet ook niet af en toe met de hele afdeling bij elkaar te komen, zodat mensen elkaar niet uit het oog verliezen. Stimuleer medewerkers om zoveel mogelijk mét beeld te bellen, zoals ook Achmea doet.

 

4. Speel digitaal analoog

Gebrek aan sociaal contact veroorzaakt eenzaamheid en stress. Vooral alleenwonenden hebben het nu zwaar. Daarom is het extra belangrijk om als team niet alleen over werk te praten, maar ook ruimte te maken voor het informele. 

Veel bedrijven hebben dit begrepen en organiseren van alles via de webcam, van vrijmibo’s tot bonte avonden. Vooral analoge spellen doen het digitaal goed voor de bonding. Dit vinden wij de leukste:

• Ranking the Colleagues
  Een leuk spel om je collega’s beter te leren kennen én om te weten hoe ze over jou denken. Wie was vroeger het lievelingetje van de klas? Wie wordt het beste boos? Wie zou je als eerste een geheim toevertrouwen? Op dit soort vragen maak je een ranking van je teamleden.
  Peggy-Joy van den Dries, accountmanager bij YoungCapital speelde dit spel met haar team. “Dit was hilarisch! Het is een echte teambuilder en kan prima op afstand!”
  
  
• Escape room
  Dit populaire teamuitje kan gewoon online doorgaan in crisistijd. 
  
  
• Pubquiz
  Veel bedrijven organiseren pubquizzes, waarbij collega’s de vragenrondes bedenken. Is de werkdruk daarvoor te hoog  of is de inspiratie op? Dan kun je ook meedoen aan een kant-en-klare online pubquiz via deonlinepubquiz.nl. 
  
  
• Bingo
  Gezien bij waste innovator Beelen.nl: digitaal bingospelen met prijzen die nu hot zijn, zoals een tondeuse, een boodschappenpakket of sportattributen. Een paar dagen van tevoren ontvangt het team per post de bingokaart en een leaflet met speluitleg en een beschrijving van de te winnen prijzen. Zo heb je iets tastbaars in huis en vergroot je de (voor)pret.  

Tip van ons: wil je dat mensen blijven opletten tijdens een webinar of training? Dan kun je ook een bingokaart opsturen met woorden die in de training worden gezegd, om te zorgen dat mensen goed blijven luisteren. 

 

5. Binnenkijken bij … 

Niks leukers dan binnenkijken bij je collega. Het showen van de thuiswerkplek op intranet of in de interne nieuwsbrief is dan ook een grote hit bij menig organisatie, van overheid tot Zuidas.  “Het is geweldig,” vindt advocaat Lizette, “er zitten me toch een paar pareltjes tussen!” 

 

6. Verrassing op de mat

Iets tastbaars doet het altijd goed. Dat weet ook werkgevend Nederland. Zo brachten Randstad-managers een bos tulpen langs bij hun teamleden, en deden AFAS-managers hetzelfde met fit-pakketten. Bol.com stuurde chocoladerepen naar haar medewerkers. 

Extra bijzonder zijn de bedrijven die noodgedwongen gesloten zijn, zoals Awakenings. Alle feesten en ook het festival van de technogigant zijn gecanceld en medewerkers zitten thuis. Ondanks de financiële problemen die dit oplevert voor het bedrijf, brengt de organisatie een bloemetje en een handgeschreven kaartje langs bij de crew, als hart onder de riem.

 

7. Faciliteer fitheid

Sporthorlogefabrikanten zagen het al aan onze data: we bewegen significant minder sinds de lockdown. Veel zitten is slecht voor onze houding, maar ook voor onze productiviteit en ons humeur. Wil je klachten voorkomen, stimuleer je medewerkers dan om te bewegen. Hoe? Drie tips:

• Plan het in
  Juist bij de meest gemotiveerde medewerkers schiet de pauze erbij in als ze thuiswerken. Ze willen niet de indruk wekken dat ze de kantjes er vanaf lopen. Laat zien dat je pauze belangrijk vindt, door elke dag een halfuurtje beweging in hun agenda te zetten.
  Als het gepland staat, voelen mensen zich vrijer om een bewegingspauze te pakken. Ze halen die tijd dubbel en dwars in, omdat na 20 minuten bewegen je productiviteit weer omhoog gaat.  
  
  
• Een-op-een meetings lopend 
  AFAS-ceo Bas van der Veldt houdt zijn een-op-eentjes in het bos. Misschien zijn wandelmeetings voor jou ook mogelijk, op veilige afstand? 
  
  
• Virtuele sportklasjes
  Start de dag met teamyoga, houd een plank-break tussen de middag of organiseer virtuele sportklasjes, zoals Achmea. 

 

8. Train je managers

Bijzondere tijden vragen om bijzondere skills. Bied je medewerkers de steun die ze nodig hebben, bijvoorbeeld met online trainingen. YoungCapital-trainer Stefan van der Heijden ziet door de crisis de vragen van managers veranderen en past de inhoud van zijn leiderschapstraining daarop aan. 

“Crisistijd is hét moment om jezelf als leider te laten zien. Onze junior managers hebben daar enorm mee geworsteld, maar ze zijn ook keihard gegroeid door deze crisis”, vertelt Van der Heijden. 

“Aan het begin van de crisis ging het om de klap opvangen. Luisteren, troost bieden en aandacht geven. De fase daarna werd het tijd om mensen te confronteren met hun gedrag, als dat niet constructief was. Blijf je erin hangen of zet je de knop om? Nu breekt de fase aan dat we vooruit moeten kijken. We gaan nieuwe doelen stellen en samen de schouders eronder zetten. Daarmee houd je mensen gemotiveerd.”

Heb je geen eigen trainers? Coursera (gratis) en LinkedIn-learning hebben ook veel goede cursussen. Ook al zijn die niet volledig toegespitst op de crisis, ze geven wel de nodige handvatten.

 

9. Open de kantoordeuren

Gert Kroon, algemeen directeur van Arcadis Nederland vertelt dat zijn bedrijf geopend is voor mensen die het thuis niet uithouden. “We hebben een hulplijn ingesteld voor personeel dat in psychische nood komt”, zegt Kroon. Via deze hulplijn kunnen mensen personeelszaken en de bedrijfsarts bereiken. Een oplossing kan zijn dat iemand wel naar kantoor gaat. “Om even rustig te werken, of juist samen koffie te drinken. Op gepaste afstand, natuurlijk.”

Ook EY houdt vijf van de veertien kantoren open. “Het uitgangspunt is dat mensen thuis werken. Maar het kan ook zo zijn dat iemand zegt: ik kan me thuis écht niet concentreren, dus ik kom naar kantoor”, zegt een woordvoerder tegen NRC. Goedkeuring vragen is niet nodig. “We vertrouwen onze medewerkers dat ze de juiste beslissing nemen.”

 

Wat doe jij om jouw medewerkers op afstand betrokken en gemotiveerd te houden? Deel je tips in de comments, want van elkaar kunnen we leren. 

Meer tips voor het optimaal runnen van de business in coronatijd? Lees hier hoe je onboarding op afstand succesvol maakt.