De rol van leidinggevenden is nu extra belangrijk en extra uitdagend. Je moet moeilijke beslissingen nemen én je team happy houden, met de handicap van afstand. Hoe houd je grip op output? Hoe eerlijk kun je zijn over jouw zorgen? En hoe blijven zowel jij als je team mentaal gezond?

Deze vragen legden we in een webinar voor aan onze award winning HR Director Elbrich Batstra (links) en Gonny Vink (rechts), CEO van Work21 en auteur van het boek Leidinggeven op afstand. Je kunt het webinar hieronder terugkijken of de podcastversie terugluisteren via deze link. 

Weinig tijd? Lees dan het artikel hieronder, met de highlights uit het gesprek. 

Hoe anders is leidinggeven op afstand?

“Leidinggeven is faciliteren”, vindt Batstra. “Mensen helpen het beste uit zichzelf te halen. En dat verandert niet, alleen de manier waarop verandert. Bij leidinggeven op afstand mis je de groepsdynamiek. En je hebt minder non-verbale communicatie, waaruit je informatie kunt halen hoe het met iemand gaat. Je moet dus meer moeite doen om te weten wat er speelt. Stel bijvoorbeeld controlevragen om te checken of de ander heeft begrepen wat je wilde zeggen.”

Hoe dat er voor Batstra in de praktijk uitziet? “Veel van mijn collega’s hebben peuters of juist pubers in huis. Ik praat bewust met hen over de werk-privébalans. Ik bel regelmatig en stel dan vragen als: ‘hoe is het met je?’, ‘hoe werk je het allemaal bol?’ en ‘kan ik je helpen bij het prioriteiten stellen?’ Dat is altijd al zo geweest, maar nu voeren we dit soort gesprekken ook weleens ’s avonds, als dat voor ouders beter uitkomt.” 

Vink vult aan: “Voor leidinggevenden die ervan houden om direct tot de inhoud te komen, is het zaak om je te realiseren dat je eerst verbinding moet maken. Als iemand namelijk in de stress zit, komt jouw boodschap toch niet over. Wat mensen nu willen voelen, is dat het veilig is. Dat er vertrouwen is en dat je er samen wel doorheen komt. Zorg dat die basis er is, daarna kun je pas praten over het werk.

Hoe houd je op afstand controle over de output van je mensen, zodat je team de kpi’s blijft halen? 

Hier zijn Batstra en Vink het over eens. Batstra: “Heb vertrouwen. Mensen willen zich graag nuttig maken, dat zit in ons. Maak duidelijk wat je van mensen verwacht, zodat ze eraan kunnen voldoen. Stel heldere doelen en maak duidelijke afspraken.”

En als het nou niet goed gaat? “Je mag mensen best herinneren aan hun afspraken. Feedback geven is oké, je helpt daarmee iemand beter te maken. Maar je hebt ook rekening te houden met wat er thuis gebeurt. Misschien moet je op basis daarvan jouw verwachtingen wel bijstellen. Soms lukt iets gewoon niet, en dan is het jouw taak als manager om te helpen.”

Vink: “Daar mag je best het team bij betrekken. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: ‘We hebben de klant beloofd dat we X zouden leveren. Dat gaat Pietje niet in zijn eentje redden, wie kan er bijspringen?’ Mensen willen graag helpen, maar ze moeten wel weten waarmee ze kunnen helpen. Breng dus vraag en aanbod bij elkaar. 

Lees ook hoe jij jouw team betrokken en gemotiveerd houdt.

Hoe vergader je succesvol op afstand?

Volgens Vink moeten de digitale meetings korter en strakker worden georganiseerd. “Het helpt om van tevoren af te spreken wat je wilt bereiken met de meeting. Breng ook structuur aan. Een dagstart kan fijn zijn, om even met iedereen af te stemmen. En om inhoudelijk structuur aan te brengen, laat ik mensen een rondje LPG maken; Learnings (waar ben je tegenaan gelopen en wat heb je daarvan geleerd?), Planning (wat ga je de komende week of dag doen?) en Gezondheid. Zo maak je efficiënt verbinding met elkaar, en dat komt het werk ten goede.  

Hoe krijg je mensen zover dat ze taken oppakken die buiten hun officiële takenpakket vallen?

Batstra kan hier heel kort over zijn: “Ik vraag het gewoon. Ik heb nog nooit ‘nee’ gehoord. Maar voel je weerstand, leg dan goed uit wat het effect daarvan op de organisatie is. Uiteindelijk is de medewerker er ook bij gebaat dat het bedrijf goed door de crisis komt.” 

Vink: “Mensen voelen dat niemand schuld heeft aan deze crisis en zijn daarom best bereid mee te bewegen. Helemaal als jij als leidinggevende ook je kwetsbaarheid laat zien. Vertel ook wat het met jou doet, daarmee kweek je begrip en goodwill.”

Wat moet ik doen als ik door crisismanagement nergens anders meer aan toe kom? 

Batstra: “Even een stap terug nemen. Dat klinkt tegennatuurlijk, maar het is belangrijk dat je goed voor jezelf zorgt. Maak het bespreekbaar. Vraag hulp. Wat je niet moet doen, is alle ballen proberen hoog te houden en continu voelen dat je tekortschiet. Dat gevoel van onmacht druppelt door.” 

Vink: “En je hoeft ook niet alles alleen te doen. Kijk eens of je taken bij anderen kunt neerleggen. Je moet leren delegeren, stop met denken dat jij alles voor het team moet regelen. Jij bent ook maar een mens. Het is niet gek dat je nog niet alle antwoorden hebt, deze crisis is uniek. En als jij je kwetsbaar durft op te stellen, dan zal je team je te hulp schieten.”

Hoe blijven we mentaal gezond? 

Vink: “Mensen die thuiswerken willen graag laten zien dat ze goed bezig zijn. Ze doen dat door altijd bereikbaar te zijn en ook ’s avonds en in het weekend te werken. Maar dat is niet goed. Ook als leidinggevende niet. Als jij merkt dat jouw team je op allerlei verschillende dagen en tijden nodig heeft, plan dan een spreekuur in. Of nog beter: creëer een buddysysteem, zodat mensen ook verantwoordelijkheid naar elkaar hebben.”

Volgens Batstra is het belangrijk om structuur in de dag aan te brengen die werkt voor jou. “En vergeet niet dat afstand nemen je helpt om goede beslissingen te nemen. Dus wees zo nu en dan ook echt even vrij. Slaap goed, eet goed en vergeet niet te bewegen.” 

Vink: “Ik gebruik daarvoor de pomodoro-techniek: ik werk 25 minuten en moet dan  5 minuten pauze houden. Ik zet echt een timer. Die pauze zorgt ervoor dat je aan het eind van de dag nog fit bent. Na 4 pomodoro’s houd ik iets langer pauze. Niet op je telefoon, niet op je laptop. Ga je echt iets anders doen. Even bewegen. En zet mail en berichten ook uit, als je geconcentreerd werkt.”    

Hoe ga ik goed om met baanonzekerheid van mijn mensen? 

Batstra: “Deze crisis is nieuw en grillig. Jouw beslissingen hangen af van het RIVM, de overheid en meer onvoorspelbare zaken. Soms kun je dus niet lang van tevoren zeggen wat er gaat gebeuren. Het enige wat je kunt doen, is transparant zijn.”

“Organiseer ask me anything-webinars, laat mensen anoniem vragen stellen, zodat iedereen ook echt durft te vragen wat hij op zijn hart heeft. En neem de tijd om je beslissingen goed uit te leggen. Als topmanager aan je middle manager en als middle manager aan je team.”

Vink: “Onzekerheid is vervelend. Je kunt angst wegnemen door een medewerker toekomstperspectief te bieden, of dat nou bij jouw bedrijf zal zijn of niet. Ga bijvoorbeeld in gesprek over wat iemand kan leren om aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt.”

Hoe eerlijk kan ik zijn in communicatie? Kan ik zeggen dat ik me zorgen maak? 

Het kan knap eenzaam zijn als jij in je eentje gebukt gaat onder zorgen over het bedrijf en je er niet over kunt praten. Natuurlijk wil je geen onrust creëren, maar is mooi weer spelen een goed idee? “Nee”, vindt Vink. “Je best mag delen dat je je zorgen maakt, maar zorg wel dat je een plan maakt om er samen het beste van te maken. Zet een stip op de horizon.”

Meer weten over leidinggeven op afstand? Bijvoorbeeld over hoe je lastige gesprekken voert op afstand? Kijk het webinar hier terug.

Wil je praktische handvatten om je team gemotiveerd en betrokken te houden op afstand? Lees dan deze 9 gouden tips uit de praktijk.