Zien jouw werknemers zichzelf al onder een parasol op een parelwit strand zitten? Niet zonder dat jij een kick-ass vakantieplanning in elkaar hebt gedraaid. Is die eenmaal klaar, dan is het tijd om te genieten van die welverdiende vakantie onder de zon of een snelle citytrip. YoungCapital weet immers dat het niet alleen gaat om cijfers en deadlines, maar ook om het welzijn van jouw geweldige team. Lees dus gauw mee over de ins en outs van een vakantieplanning maken. Van wat het precies inhoudt, hoe je het slim aanpakt tot hoe je ervoor zorgt dat iedereen die chilltijd krijgt: alle info staat voor je klaar.
Ready, set, tarief berekenen?
Verspil geen budget en ontdek hoe uitzendkrachten jouw bedrijf verder helpen.
Wat is een vakantieplanning?
Easy, een vakantieplanning voor personeel is een overzicht waarin je bijhoudt welke medewerkers wanneer OOO (out of office) zijn. Dus niet alleen de wettelijke vakantiedagen breng je in kaart, ook de losse ADV- of ATV-dagen leg je vast. Dit doe je niet alleen omdat je het leuk vindt om te weten wanneer je collega bij zijn schoonouders in het buitenland op bezoek gaat, maar juist om te weten wanneer je bedrijfsvoering in de knel komt. Een goede vakantieplanning voorkomt dan ook onderbezetting, terwijl je collega's hun welverdiende vrije tijd pakken. Geen verstoorde projectplanningen of gedoe tussen medewerkers dus, met een goede vakantieplanning in 2024.
Tips voor het maken van een vakantieplanning
Je bent geblessed, als een goede vakantieplanning voor je personeel zo uit je toetsenbord komt gerold. Toch is dit zo makkelijk nog niet. Daarom kun je vast wat tips gebruiken:
Tip 1. Begin op tijd
Klinkt logisch, maar de vakantieperiode breekt elk jaar sneller aan dan je denkt. En dat zal voor de vakantieplanning van 2024 niet anders zijn. Begin daarom vroeg met het maken van een vakantierooster en voorkom chaos in de vakantieplanning van je medewerkers.
Tip 2. Stel deadlines
Niet chill, last minute de vakantieplanning moeten wijzigen. Deadlines to the rescue, want voor drukke vakantieperiodes stel je een datum waarop jouw personeel moet aangeven wanneer ze met vakantie willen. Daarna heb je nog genoeg tijd voor eventuele wijzigingen en om vervanging te regelen. Zo voorkom je ook de regel: ‘wie het eerst komt…’ en wordt vakantie aanvragen geen wedstrijd.
Tip 3. Bepaal een minimale bezettingsgraad
Hoeveel mensen er minimaal op de werkvloer moeten staan om het team soepel en goed te laten draaien? Juist, dat is waar de minimale bezettingsgraad om de hoek komt kijken. Check dit en je voorkomt werkstress en overbelasting van medewerkers. Zo weet je precies wanneer vakantieaanvragen kunnen worden goedgekeurd en wanneer dit minder handig is.
Tip 4. Breng piekperiodes in kaart
Is jouw bedrijf extra druk tijdens black friday en vlak voor de kerstdagen? Of juist in de zomer? Het kan zijn dat het tijdens bepaalde periodes extra druk is. Communiceer dan duidelijk met je team dat vakantiedagen opnemen in die piekperiodes (beperkt) mogelijk is. Zo voorkom je teleurstellingen bij medewerkers als je de vakantieplanning gaat maken.
Tools vakantieplanning maken
Oké, dat je een vakantieplanning nodig hebt, had je zelf ook wel bedacht. Maar hoe je het maken van zo’n vakantierooster het beste aanpakt? Gebruik moderne tools om het leven makkelijker te maken. Digitale snufjes helpen je team om vakanties aan te vragen, terwijl jij het overzicht houdt. Win-win.
Vakantieplanning maken in Excel
Zijn je Excel en Google Spreadsheets skills in orde? Dan staat niets jou in de weg om de vakantieplanning voor 2024 te maken in Excel. Hier kun je bijvoorbeeld een sjabloon voor gebruiken. Dat is een soort voorbeeld van een vakantieplanning in Excel. Het enige wat jij dan nog hoeft te doen, is eenvoudigweg de vakantiegegevens in de cellen invullen. Je ziet dan in één oogopslag in welke weken je team mogelijk onderbezet is en kunt hiervoor direct oplossingen bedenken.
Liever zelf aan de slag met het maken van een vakantieplanning in Excel? Kan natuurlijk ook. Gebruik dan conditionele opmaak en dropdown menu’s om het overzicht te houden. Met formules reken je bijvoorbeeld uit op welke dagen je nog vervanging moet regelen voor je werknemers.
Verlofregistratiesysteem
Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, want je kunt gewoon een vakantierooster maken zonder Excel in jouw verlofregistratiesysteem. In ons artikel over verlofregistratiesystemen vind je alle info, van de verschillende soorten tot hoe je het gebruikt. Voilà, je draait die vakantieplanning in een handomdraai in elkaar.
Alles-in-één HR-software
Soms zijn aparte HR-tech tools niet eens nodig. Met alles-in-één HR-software kun je namelijk ook al een heel eind komen als het om vakantieplanningen gaat. Vaak hebben deze een extra optie voor verzuimbeheer. Daarin neem je dan niet alleen bijzonder en onbetaald verlof mee, maar ook de vakantiedagen. Ideaal, want zo is de vakantieplanning ook meteen gekoppeld aan andere relevante werknemersgegevens.
Veelgestelde vragen
-
Wat is een vakantieplanning?
-
Hoe maak ik een vakantieplanning in Excel?
-
Wat zijn de tips voor het maken van een vakantieplanning?
Een vakantieplanning is een overzicht waarin je bijhoudt wanneer medewerkers op vakantie zijn. Het helpt onderbezetting te voorkomen en zorgt voor een soepele bedrijfsvoering, terwijl teamleden hun vrije tijd kunnen nemen.
De makkelijkste manier? De vakantieplanning voor jouw personeel in 2024 in een sjabloon in Excel zetten. Natuurlijk kun je in Excel ook zelf aan de slag gaan. Werk dan met allerlei leuke kleurtjes en interessante formules.
Begin op tijd en stel deadlines voor vakantieaanvragen. Ook belangrijk: bepaal een minimale bezettingsgraad en check je piekperiodes om stress te voorkomen.