Thuiswerken: love it or hate it, maar als werkgever krijg je er steeds vaker mee te maken. Op home office days halen je werknemers ’s middags de kinderen van school en staan ze niet in urenlange files. En jij? Jij krijgt er een aantal verantwoordelijkheden bij. Maar geen zorgen, we helpen je graag. Lees snel verder en ontdek wat je moet regelen voor jouw thuiswerkende collega’s.
Ready, set, tarief berekenen?
Verspil geen budget en ontdek hoe uitzendkrachten jouw bedrijf verder helpen.
Voorwaarden voor thuiswerken
Is thuiswerken of hybride werken in jouw bedrijf (nog) niet standaard? Houd je schrap. Werknemers kunnen bij hun werkgever een verzoek voor thuiswerken indienen. Ja, dus ook bij jou. Daar zitten wel een aantal voorwaarden (volgens de Wet flexibel werken) aan verbonden, namelijk:
- je medewerker stuurt een schriftelijk verzoek;
- je medewerker dient de aanvraag twee maanden van tevoren in;
- je medewerker is minimaal zes maanden in dienst;
- je bedrijf heeft minimaal tien medewerkers in dienst.
Uitzonderingen zijn er altijd, dus ook in dit geval. Zo zijn medewerkers in tijden van nood, denk aan een ernstig ziek kind of een hulpbehoevende partner, niet verplicht om de aanvraag twee maanden van tevoren in te dienen. Ook vervalt de regel dat zij minimaal een half jaar in dienst moeten zijn om te mogen thuiswerken. In sommige situaties hebben medewerkers zelfs recht op calamiteitenverlof of zorgverlof. Check dit samen met je teamlid.
Thuiswerkplek verplichtingen voor werkgevers
Zo’n thuiswerk verzoek mag je, met je een goede reden, afwijzen. Zet dit dan wel op papier en bespreek het binnen een met je medewerker. Wanneer je toch in zee gaat met het thuiswerken heb je een aantal verplichtingen waar je je als werkgever aan dient te houden. Deze afspraken leg je vast in een thuiswerkovereenkomst. O, en vergeet je thuiswerkbeleid niet. Hier staan namelijk omschreven wat jouw bedrijf onder thuiswerken verstaat.
De arbeidsvoorwaarden die gelden op kantoor, moeten ook van toepassing zijn wanneer je werknemers thuiswerken. Al kun je er als werkgever ook voor kiezen om voor de thuiswerkovereenkomst nieuwe afspraken te maken. Wat moet je allemaal regelen?
Arbeidsomstandigheden
Als werkgever ben je verplicht ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek van jouw medewerker voldoet aan de wettelijke gezondheids- en veiligheidsnormen (volgens de Arbowet). Zo voorkom je bijvoorbeeld dat je medewerker naar adem snakt door onvoldoende ventilatie of dat je collega enkel over een computerscherm als verlichting beschikt.
Rusttijden
Tranquilo, ook thuis hebben je medewerkers recht op pauze. Noteer daarom duidelijk afspraken over pauzes en bereikbaarheid in de thuiswerkovereenkomst. Zo kun je je medewerkers een chatbericht laten sturen wanneer zij kort afwezig zijn om bijvoorbeeld de was op te hangen of boodschappen te doen.
Werkuren
Wanneer medewerkers thuiswerken heb je als werkgever niet altijd inzicht in hun werkzaamheden. Om te voorkomen dat je medewerker een extra lange toiletbreak neemt of juist eerder met de werkdag stopt maak je afspraken over werkuren. Deze mogen afwijken van normale kantooruren, maar dit hoeft niet.
Monitoring
We hadden het er al even over: je wilt voorkomen dat je medewerkers midden op de werkdag als sneeuw voor de zon verdwijnen. Van elke vijftien minuten checken of je medewerkers er nog is wordt niemand happy, daarom komen van pas. Daarmee wordt het monitoren van medewerkers namelijk een fluitje van een cent.
Kosten
De kosten voor een thuiswerkplek moet je als werkgever verplicht vergoeden via de werkkostenregeling. Dit zijn onder andere kosten voor de inrichting van de werkplek en het gebruik van apparatuur. En niet te vergeten: wanneer jouw medewerker vanuit huis werkt worden ook de thuiswerkkosten vergroot. Voorbeelden hiervan zijn de kosten voor drinkwater, koffie en toiletpapier. Deze kosten kun je vergoeden door middel van een thuiswerkvergoeding.
Beveiliging
Wanneer je medewerkers thuiswerken ligt de aansprakelijkheid voor de beveiliging van gevoelige informatie bij jou als werkgever. Laat je medewerkers bijvoorbeeld alleen werken op een extra beveiligde werklaptop.
Privacy
Werknemers mogen ‘nee’ zeggen tegen het aanzetten van de camera als ze denken dat het hun privacy aantast. Als beeldverbinding echt nodig is voor de meeting, mag je dit uiteraard bespreken.
Training en ondersteuning
Ook tijdens het thuiswerken moet het voor werknemers mogelijk zijn trainingen te volgen. Het is dan ook aan jou als werkgever om workshops en trainingen te digitaliseren, bijvoorbeeld door middel van HR-software.
Aan thuiswerken zitten dus genoeg regels en andere zaken verbonden. All worth it though, want zo houd je je medewerkers tevreden. Ben je nu benieuwd naar meer manieren om het werkgeluk van je collega’s eens flink te boosten? Check dan onze vitaliteit pagina’s uit de recruitment guide en houd je medewerkers vrolijk én gezond.
Veelgestelde vragen
-
Kan een werkgever thuiswerken verbieden?
-
Wat moet een werkgever regelen bij thuiswerken?
-
Mag je als werkgever thuiswerken controleren?
-
Kan een werkgever thuiswerken verbieden?
Als werkgever mag je thuiswerken niet verbieden, tenzij je daar een goede werkgerelateerde reden voor hebt. Zo mag je thuiswerken weigeren wanneer je in de knoop komt met het werkrooster.
Wanneer een medewerker wil thuiswerken stel je als werkgever een thuiswerkovereenkomst op. Hier maak je afspraken over werkuren, privacy, kosten en andere werkgerelateerde zaken. Dit hoeft niet als het al in de cao staat.
Jazeker. Als werkgever mag je thuiswerkende collega’s controleren. Let op: vergeet bij het monitoren van je collega’s de thuiswerkovereenkomst voorwaarden niet. Zo moet je bijvoorbeeld rekening houden met privacy.
Als werkgever ben je verplicht de kosten te vergoeden die werknemers maken voor het creëren van een geschikte thuiswerkplek. Dit zijn onder andere kosten voor de inrichting van de werkplek en het gebruik van apparatuur.