Inefficiëntie is de sluipmoordenaar van je bedrijf. Het kost handenvol geld en energie, verspilt bedrijfsmiddelen en jaagt je klanten weg. Volg daarom deze vijf regels en pak productiviteitsverminderende situaties aan bij de bron: 

Tip 1: investeer in de juiste tools – ongeacht de kosten – voor ieder onderdeel van je business 

Zoals het gezegde luidt: goedkoop is duurkoop. Halfslachtige oplossingen kosten uiteindelijk meer dan je lief is – zowel financieel als op het vlak van productiviteit. Weersta de verleiding om alleen maar op de prijs te letten en investeer in goede spullen. 

Door bijvoorbeeld iets meer uit te geven aan snellere computers voor je ontwerpteam, kun je zomaar de productiviteit 30 procent verhogen. Tel uit je winst!

Tip 2: Standaardiseer bedrijfssystemen en –middelen, en zorg dat iedereen ze op dezelfde manier gebruikt. 

Het is bekend dat mensen graag werken volgens ‘hun eigen systeem’. Maar als je wilt dat het bedrijf als geheel soepel loopt, wordt het tijd om te standaardiseren. 

Stel vast welke middelen het beste zijn om je doel te bereiken, schrap overbodige handelingen, en zorg dat mensen van elkaar weten waar ze mee bezig zijn. Bijvoorbeeld door aantekeningen over de voortgang van een project bij te houden in een centraal toegankelijk logboek. 

Tip 3: Stel prioriteiten

Mensen raken vandaag de dag gemakkelijk afgeleid of overweldigd, door alle informatie die op ze afkomt. Laat daarom iedereen een prioriteitenlijst maken van zijn of haar taken. Stel bij iedere taak de vraag: hoeveel andere mensen zijn ervan afhankelijk dat dit gebeurt? 

Zit bijvoorbeeld een hele afdeling te wachten om verder te kunnen tot jij één bepaalde e-mail hebt beantwoord? Dan komt die e-mail bovenaan jouw prioriteitenlijst. 

Tip 4: Maak afschuiven streng verboden

Inefficiëntie ontstaat iedere keer dat meer dan één medewerker zich met hetzelfde probleem bezighoudt. Dat geldt dus ook voor ieder telefoontje van een klant, dat moet worden doorgeschakeld naar de manager.

Geef iedereen in je organisatie de handvatten en bevoegdheden om de problemen te kunnen oplossen die ze op hun bord krijgen. En moedig mensen daarbij aan om zelf beslissingen te durven nemen. 

Tip 5: Maak duidelijk dat iedereen maar één doel heeft

‘Eilandjes’ en ‘hokjes’ zijn funest. Iedere medewerker, ongeacht de functie, taakomschrijving of opleiding, is even verantwoordelijk voor de bedrijfsmissie. Als één klant een probleem heeft, hebben we allemaal een probleem. Als het bedrijf succes heeft, profiteren we daar allemaal van.