Het vierde kwartaal nadert alweer en je weet wat dat betekent: de onvermijdelijke ronde boordelingsgesprekken. Onvermijdelijk? Welnee! Lees hier hoe je het anders kunt aanpakken.

Toegegeven, vanuit een HR-oogpunt is het nuttig om de prestaties van medewerkers goed te documenteren. Maar zeker in grotere organisaties brengt de jaarlijkse beoordelingscyclus zoveel rompslomp met zich mee, dat de vraag rijst of het al die moeite wel waard is.

Bovendien hebben beoordelingsgesprekken een typische eigenschap: de managers die ze moeten afnemen, zien er doorgaans net zo tegenop als hun medewerkers. Met andere woorden, eigenlijk heeft iedereen er een hekel aan.

De oplossing? Stop met het jaarlijkse beoordelingsgesprek, maar voer twee keer per maand korte evaluatiegesprekken in!

Van verplicht nummer naar effectieve management tool

Nu denk je misschien: Het hele jaar door van die gesprekken houden? Daar maak je het alleen maar erger mee! Maar bedrijven als Adobe boeken veel succes met deze methode.

Waarom? Een regelmatig een-tweetje geeft medewerkers een veel actueler en nauwkeuriger beeld van hun eigen functioneren. Bovendien kun je inspringen op veranderingen. Doelstellingen die je in december afspreekt, zijn in maart immers niet altijd meer relevant.

Benieuwd hoe je regelmatige evaluatiegesprekken invoert binnen jouw organisatie? Hier zijn een paar tips:

Tip 1: geef managers de vrijheid

Bij Adobe bepalen managers hun eigen beoordelingsmethode en blijft de afdeling HR er zo veel mogelijk buiten. Een beetje begeleiding kan natuurlijk nooit kwaad, maar in de praktijk weet de manager zelf vaak het beste wat nodig is in zijn team.

Maken jullie gebruik van een algemeen systeem waarbij alle medewerkers elkaar beoordelen op een vaste set vaardigheden? Meteen schrappen, want het slaat nergens op. Vaardigheden die op de ene plek in de organisatie cruciaal zijn, zijn op een andere plek niet meer dan een prettige bijkomstigheid of zelfs totaal irrelevant. Waarom zou je iedereen dan meten volgens dezelfde maatstaf?

Tip 2: plan de gesprekken ruim van tevoren

Maak bijvoorbeeld direct na de zomervakantie een planning voor de rest van het jaar. Natuurlijk kan er altijd iets tussenkomen, maar de kans dat de gesprekken blijven plaatsvinden, is stukken groter als ze al ingepland staan.

Tip 3: wees niet bang om doelstellingen aan te passen

Stel, een medewerker krijgt als belangrijkste doelstelling de implementatie van een nieuw softwarepakket. Als die implementatie vervolgens geschrapt wordt, is het onzinnig om die doelstelling bij de medewerker in het dossier te laten staan.

Toch gebeurt dit voortdurend bij beoordelingsgesprekken. Als dingen veranderen, moeten de doelstellingen – en daarmee de beoordelingscriteria – mee veranderen.

Tip 4: zorg voor getrainde managers

Om de gesprekken goed te laten verlopen, moeten managers weten hoe zij een evaluatiegesprek horen te voeren. Investeer tijd en energie zodat managers weten wat er van hen verwacht wordt, en leer hen hoe ze evaluatiegesprekken zo effectief mogelijk kunnen laten verlopen.

Maak je mensen gelukkiger en productiever

Door regelmatig een kort een-tweetje te houden in plaats van één keer per jaar een beladen beoordelingsgesprek, maak je de beoordelingscyclus veel effectiever in waar hij eigenlijk voor bedoeld is: sturen op het functioneren en presteren van je mensen.

Dit heeft twee voordelen. Managers kunnen problemen en knelpunten signaleren en aanpakken op het moment dat ze spelen, in plaats van maanden later. Medewerkers weten beter waar ze aan toe zijn en wat er van hen verwacht wordt. Kortom, overstappen op regelmatige evaluatiegesprekken maakt iedereen gelukkiger én productiever. Waar wacht je nog op?

Bron: inc.com