Weinig dingen kunnen je als manager zoveel hoofdpijn bezorgen, als medewerkers die telkens teleurstellen. De ongemakkelijke waarheid: misschien ligt het wel aan jou. Gelukkig kun je er ook iets aan doen.

Iedere manager krijgt er in zijn carrière mee te maken: medewerkers die structureel achterblijven bij de gestelde doelen. Dat is niet alleen frustrerend, het beïnvloedt ook de prestaties van je team en daarmee die van jouzelf. Maar voor je alweer een functioneringsgesprek inplant, zou je je misschien eens moeten afvragen wat jouw eigen rol is bij die achterblijvende prestaties.

Natuurlijk is iedereen verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren, maar zoals bij iedere relatie is er sprake van tweerichtingsverkeer. En op een aantal punten kunnen jouw managementstijl, aandacht (of gebrek daaraan) en communicatie een factor van invloed zijn.

Kortom, zelfs zonder dat je het door hebt, kun jij de oorzaak zijn van het teleurstellende functioneren van je collega. Hier volgen zes veelgemaakte fouten van managers, en de oplossing om de prestaties van jouw medewerker weer op de rit te krijgen:

Fout 1: je maakt onvoldoende duidelijk wat je wilt bereiken

Je medewerker heeft twee cruciale vormen van informatie van jou nodig: wat jouw doelen zijn voor hem of haar, en wat jouw doelen zijn voor het team als geheel. Als niet duidelijk is wat jij onder succes verstaat, zijn jij en je medewerker als twee schepen op zee die met verschillende coördinaten proberen op dezelfde plek aan te komen.

De oplossing
Zorg ervoor dat de doelstellingen van zowel het team als het bedrijf duidelijk zijn bij al jouw mensen. Vertel het ze niet alleen, maar schrijf de doelstellingen ook op zodat je er indien nodig later op kunt terugvallen. Maak vervolgens duidelijk hoe de bijdrage van je medewerkers past in het grote plaatje – en wat van hen verwacht wordt om het grotere doel te behalen.

Fout 2: je geeft geen feedback

Denk aan de meest recente keer dat je ongelukkig was met iets wat een collega zei of deed (of juist niet deed). Bedenk vervolgens of je die onvrede ook communiceerde en zo ja, of je ook aangaf hoe het een volgende keer beter kan. En nee, er vijf maanden later over beginnen tijdens een functioneringsgesprek telt niet. Veel managers hebben moeite met het geven van feedback of, anders gezegd, met het geven van constructieve kritiek. Maar als je ergens moeite mee hebt, is er des te meer reden om eraan te werken!

De oplossing
Ontdek je dat een medewerker een fout heeft gemaakt? Vertel dit dan binnen een week. Maak het voor jezelf makkelijker door regelmatig een-op-eengesprekken te plannen. Het is dan voor zowel jou als je collega niet zo’n big deal, omdat je je kritiek onderdeel maakt van een breder gesprek.

Fout 3: je feedback is te vaag en/of bevat geen handvatten voor verbetering

Het feit dat je feedback geeft, is niet genoeg (al is het een goede start). Wat je zegt, moet helder zijn én actiepunten bevatten waar je medewerker iets mee kan. “Ik wil dat je aan je communicatie gaat werken”, is te vaag als je eigenlijk bedoelt dat iemand onduidelijk formuleert in zijn e-mails.

De oplossing
Stel je zelf altijd de vraag: “kan mijn medewerker ten minste één ding zelf veranderen aan de hand van wat ik nu vertel?” Is het antwoord nee, dan is je feedback niet specifiek genoeg. Neem als voorbeeld die collega met de slordige e-mails. Een voorbeeld van betere feedback is: “Je update-e-mails zijn erg volledig, maar het is soms lastig te begrijpen wat je punt is en hoe je verder wilt. Kun je voortaan onderaan een korte conclusie plus een paar bullets met vervolgstappen toevoegen?”

Fout 4: je bent inconsequent

Dit kan lastig zijn om bij jezelf te herkennen. Vooral als je zelf veel op je bord hebt, reageer je soms vanuit je primaire emotie en sta je te weinig stil bij hoe je reactie overkomt op je mensen. Met als gevolg dat je onbedoeld tegenstrijdige signalen uitzendt.

De ene week vraag je hun om zelfstandiger te zijn, de andere week eis je dat ze jou beter op de hoogte houden. Mensen die aan jou moeten rapporteren, raken daardoor verward en onzeker, en vinden het moeilijk om zelf beslissingen te nemen.

Soms is dit het gevolg van een overcorrectie aan de kant van de medewerker. Toen je zei dat hij zelfstandiger moest worden, bedoelde je eigenlijk dat je suggesties voor oplossingen wilde horen, in plaats van alleen vragen over wat er moet gebeuren.

De oplossing
Het antwoord staat eigenlijk al hierboven: heldere feedback met praktische verbeterpunten helpt in veel gevallen om de boel vlot te trekken. Maak ook aantekeningen bij gesprekken over specifieke kwesties, zodat je later voor jezelf kunt checken of je consequent bent in je instructies.

Fout 5: iedereen op dezelfde manier managen

Zelfs de beste bazen maken wel eens deze fout. Bij het managen van een team met diverse persoonlijkheden en soorten expertise, is het belangrijk dat je je stijl van leidinggeven aanpast aan de individuele medewerker.

Sommigen hebben meer structuur nodig, anderen zijn op hun best als je ze vrij laat. Vaak behandelen bazen hun mensen zoals ze zelf graag behandeld worden – om vervolgens gefrustreerd te raken als dit niet het gewenste resultaat oplevert.

De oplossing
Zorg ervoor dat je van al je mensen weet hoe ze in elkaar zitten en hoe ze het beste functioneren. Vraag wat voor stijl van leidinggeven ze prettig vinden, hoe ze graag feedback ontvangen en hoe ze zich willen ontwikkelen in de volgende zes tot twaalf maanden. Als je beter weet hoe je met je verschillende teamleden moet omgaan, dring je beter tot ze door en gaan ze jou bovendien meer respecteren.

Fout 6: Je geeft niet het goede voorbeeld

Zelfs als je al het bovenstaande goed doet (en dat is al best een prestatie!) is er nog één ontbrekend stukje van de puzzel: ‘management by example’ oftewel het goede voorbeeld geven.

Als je probeert te werken aan de geschreven communicatie van je medewerkers, is het zaak dat jouw eigen e-mails perfect laten zien hoe het moet. Ben je aan het pushen dat mensen sneller moeten reageren? Zorg er dan voor dat jij en andere leidinggevenden niet voortdurend onbereikbaar zijn. Het zal je verbazen hoeveel gewoontes jouw team van je overneemt.

De oplossing
Kijk eens goed naar terugkerende problemen en zoek naar een aanpak die beter bij jouw team past. Blijf je alsnog hetzelfde probleem terugzien, wees dan nog specifieker en geef zelf het goede voorbeeld.

Tot slot: houd vast aan een positieve benadering

Slecht presterende mensen managen is niet makkelijk. Maar door je frustratie de vrije loop te laten, veroorzaak je een negatieve werksfeer die de problemen alleen maar erger maakt. Doe wat je je mensen vertelt, en zie het niet als een probleem, maar als een uitdaging. Met een beetje geduld en zelfbewustzijn, zijn er genoeg kansen om de probleemgevallen in je team verder te helpen of zelfs tot een succesverhaal te maken.

Bron: themuse.com