Feedback vragen en ontvangen: this is how you do it

Je kent het vast: je wilt weten of je je werk goed doet, maar om feedback vragen voelt ongemakkelijk. Daarom wacht je tot je manager er zelf mee komt, maar intussen is de stress opgelopen. Want wat krijg je straks te horen tijdens je gesprek? Onze tip: wees het moment voor en vraag zelf regelmatig om feedback. Maar hoe doe je dat? YoungCapital helpt je op weg met voorbeeldvragen en tips rondom het omgaan met feedback. Zo wordt feedback een stuk minder eng dan het lijkt en ga je straks niet meer met knikkende knieën naar je beoordelingsgesprek.

Waarom feedback vragen?

We get it, functioneringsgesprekken zijn al stressvol genoeg. Dus je staat vast niet te springen om nóg meer verbeterpunten naar je hoofd geslingerd te krijgen. Maar eigenlijk maakt zelf feedback vragen het hele proces juist minder intens. Want stel je voor: hoe vaker je kleine feedbackmomenten hebt met collega’s of je leidinggevende, hoe normaler het wordt. Wedden dat je dan geen zwetende handen meer hebt tijdens je officiële beoordelingsgesprek? Je bent feedback krijgen immers al gewend en bent daardoor bewuster van je eigen sterke en zwakke punten.

Jij hebt de controle

Nog een voordeel als je zelf om feedback vraagt: jij hebt de controle. Je bepaalt ten slotte zelf wanneer je dit doet, aan wie je het vraagt en vaak ook waar het gesprek plaatsvindt. Win-win-win: je ontvangt dan feedback op een moment dat jij lekker in je vel zit, van een collega waar je prettig mee omgaat én in een comfortabele omgeving.

Zo vraag je om feedback

Leuk verhaal, maar hoe doe je dat nou, om feedback vragen? Je wilt natuurlijk niet dat je collega met een mond vol tanden komt te staan als jij ineens een random ‘Hey, heb je wat feedback voor me?’ dropt. De beste feedback krijg je als je drie zaken met elkaar combineert: het goede moment, de juiste persoon en de juiste vraag.

Het feedbackmoment

Let’s start met het moment: wanneer kun je het beste feedback vragen aan collega’s? Stel je deze specifieke situaties voor:

• Nadat je een training of presentatie hebt gegeven op werk.
• Na afloop van een gezamenlijk project tijdens je studie.
• Als je al een tijdje teamlead bent en wilt weten wat je teamleden van jouw werkwijze vinden.
• Wanneer je bent afgewezen bij een sollicitatie.
• Nadat je nauw hebt samengewerkt met klanten.

Deze momenten geven een hele logische opening voor feedback. Maar eigenlijk is het op werk het allerbeste om regelmatig om feedback te vragen. Een of twee keer per maand, bijvoorbeeld. Zo maak je er een routine van, zowel voor jou als je collega’s.

Aan wie vraag je feedback?

Je denkt al snel aan je leidinggevende, maar het is juist chiller én leerzamer om ook feedback te vragen aan je directe collega’s (en klanten als je die hebt). Zo krijg je vanuit meerdere personen inzicht in je sterke en zwakke punten en word je steeds comfortabeler met feedback ontvangen.

Voorbeeldvragen

Het laatste ingrediënt voor het beste feedback-recept is de juiste openingsvraag stellen. We verklapten het al: een algemene ‘Heb je feedback voor me?’ doet het ‘m meestal niet. Want dan krijg je negen van de tien keer een ‘nee’ terug. Je kunt dus beter wat specifieker zijn. Hoe kun je dan om concrete feedback vragen? Check de voorbeelden hieronder.

• Bij welk recent project kwamen mijn skills echt goed van pas?
• Op welke momenten vind je het prettig om met mij samen te werken?
• Wat is mijn grootste valkuil en heb je tips voor me om hiermee om te gaan?
• Waarin ben ik het meest gegroeid het afgelopen jaar?
• Welke twee tips en tops heb je over de presentatie die ik vanochtend heb gegeven?
• We hebben net een project afgerond. Wat heb ik daarin goed aangepakt en wat kan er de volgende keer beter?

Zo kunnen we nog wel even doorgaan. Het belangrijkste is om je vraag te koppelen aan een concrete situatie óf om feedback te vragen over een specifieke competentie of vaardigheid, zoals samenwerken. Op die manier weet de feedbackgever beter waar jullie het over kunnen hebben.

Feedback ontvangen

Feedback vragen is stap één, maar daarna moet je ook goed kunnen omgaan met het antwoord. Feedback ontvangen is niet altijd even makkelijk, daarom hebben we wat tips voor je op een rijtje gezet.

Tip 1: Luister goed en vraag waar nodig om uitleg

De gouden tip voor ieder gesprek, dus ook als je feedback gaat vragen: goed luisteren naar de ander. Dat betekent ook dat je bijvoorbeeld een checkvraag stelt (‘Dus als ik het goed begrijp, bedoel je dat …?)’ of even samenvat wat de feedbackgever heeft gezegd. Snap je het niet? Vraag om meer uitleg.

Tip 2: Schiet niet in de verdediging

Tja, jezelf verdedigen is een soort instinct waar we allemaal last van hebben. Toch is het beter om even een stap terug te doen en je kaken op elkaar te houden. Feedback is namelijk geen aanval, maar alleen bedoeld om jou te helpen. Zit iets je toch niet helemaal lekker? Kaart dit dan aan, maar stel jezelf altijd open voor de mening van de ander.

Tip 3: Bedank de feedbackgever

Heel belangrijk, want zo weet diegene dat je de feedback waardeert en breng je het gesprek positief ten einde, zowel voor jou als de feedbackgever. Zo kun je de volgende keer met een gerust hart nog eens om feedback vragen.

Tip 4: Laat de feedback bezinken

Feedback krijgen is één ding, maar je moet er vervolgens wel iets mee doen. Anders is het een beetje zonde van de moeite. Schrijf de feedbackpunten dus op en denk goed na over de vervolgstappen. Hulp nodig? Vraag dan nog eens om tips aan de feedbackgever.

Tip 5: Ga nog eens samen zitten als het nodig is

Meningen veranderen nou eenmaal. Dus bedenk je twee dagen na het feedbackmoment dat je het er toch niet helemaal mee eens bent? Of schiet je ineens een vraag te binnen die je had willen stellen? Vraag dan aan de feedbackgever of jullie nog een keer kunnen zitten. Geeft niks.

Omgaan met negatieve feedback

Negatieve feedback ontvangen kan lastig zijn, omdat het al snel als kritiek voelt. Dan is ‘niet in de verdediging schieten’ een stuk makkelijker gezegd dan gedaan. Wist je dat je deze natuurlijke reactie kunt voorkomen door op je ademhaling en onderbuikgevoel te letten? Voelt daar iets niet helemaal lekker, dan ben je waarschijnlijk gestrest. Het helpt om rustig en diep in en uit te ademen. Dat geeft je meteen een stiltemoment.

Negatieve feedback krijgen is soms behoorlijk overwhelming. Vooral als je een hele hoop verbeterpunten terugkrijgt. Wordt het je even te veel? Zet dan een stapje terug en vertel de feedbackgever dat je tijd nodig hebt om de feedback te verwerken. Stel voor dat je het gesprek tijdelijk parkeert en dat jullie op een ander moment verder gaan met de volgende punten.

Met bovenstaande tips kun je lekker aan de slag met feedback vragen en krijgen. Wil je graag actief werken aan je persoonlijke ontwikkeling? Check dan ook eens de YoungCapital Talent Trip, een gratis programma vol met handige trainingen.