Reiskostenvergoeding

Wat is een reiskostenvergoeding?

Logisch: een vergoeding die je aan je medewerkers geeft voor de reiskosten die zij maken om op hun werk te komen. Je kunt dit als werkgever op twee manieren regelen: met een zakelijke ov-kaart of een kilometervergoeding. Je kiest zelf welke vorm van reiskostenvergoeding het beste bij jouw bedrijf past. Ga bijvoorbeeld voor een zakelijke ov-kaart met abonnement om je medewerkers te stimuleren met het openbaar vervoer te reizen. Of kies voor een kilometervergoeding en geef hen ook de mogelijkheid met de auto (of fiets) naar werk te komen.

Is een reiskostenvergoeding verplicht?

Een reiskostenvergoeding aan je personeel geven is niet verplicht, tenzij het in de cao staat die jouw bedrijf volgt. Toch is het wel zo netjes om een reiskostenvergoeding aan te bieden, of het nou wel of niet verplicht is. Dit levert je als werkgever namelijk het volgende op:

• Sterker werkgeversmerk ten opzichte van concurrenten. Oftewel: je hebt een voordeel als je nieuw personeel zoekt. Werkzoekenden kiezen namelijk liever voor een bedrijf dat reiskostenvergoeding aanbiedt.
• Lager personeelsverloop, wat betekent dat medewerkers minder snel vertrekken. Een woon-werkverkeer vergoeding is namelijk een belangrijk onderdeel van goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een reiskostenvergoeding draagt bij aan goed werkgeverschap. Dat zorgt aan de ene kant voor tevreden en productieve medewerkers en aan de andere kant voor een goed bedrijfsimago. Bingo: dat betekent dus ook meer klanten.

Onbelaste reiskostenvergoeding

Volgens de wet mag je als werkgever € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden voor de reiskosten van je medewerkers. Deze reiskostenvergoeding geldt vanaf 2024, maar het bedrag wordt regelmatig geüpdatet. Je mag meer dan € 0,23 per kilometer aan woon-werkverkeer vergoeding aanbieden. Wil je dit ook belastingvrij doen? Dat kan als je dit extra bedrag aan reiskostenvergoeding via de werkkostenregeling aanwijst als eindheffingsloon. Check ons artikel over de werkkostenregeling als je precies wilt weten hoe dit werkt.

Reiskostenvergoeding berekening

Hoeveel reiskostenvergoeding elke medewerker precies krijgt, is afhankelijk van hoe ver zij van hun werk af wonen. Je kunt de volgende berekening gebruiken:

Reiskostenvergoeding per dag = € 0,23 x woon-werkafstand x 2

Voorbeeld

Een medewerker moet 30 kilometer naar werk reizen. De reiskostenvergoeding berekening gaat dan als volgt: € 0,23 x 30 x 2 = € 13,80. De kilometervergoeding per dag is voor deze medewerker dus € 13,80.

Handiger is om een vaste reiskostenvergoeding per maand te bepalen en samen met het salaris uit te betalen. Dan hoef je als werkgever de vergoeding niet per dag bij te houden en maandelijks te berekenen. Gelukkig is daar een handige rekensom voor. Hierbij houden we rekening met een werknemer die fulltime (214 dagen per jaar) werkt:

Vaste reiskostenvergoeding per maand = € 0,23 x woon-werkafstand x 2 x 214 / 12

Voorbeeld

Je medewerker moet 30 kilometer naar werk reizen. De vaste reiskostenvergoeding berekening gaat dan als volgt: € 0,23 x 30 x 2 x 214 : 12 = € 246,10. De vaste kilometervergoeding is voor deze medewerker dus € 246,10 per maand.

Werkt de medewerker parttime? Dan komt er een extra stap bij de berekening. Dit wordt je nieuwe formule:

Vaste reiskostenvergoeding per maand = € 0,23 x woon-werkafstand x 2 x 214 : 12 : 5 x aantal werkdagen per week.

Voorbeeld

Je medewerker moet 30 kilometer naar werk reizen en werkt 4 dagen per week. De vaste reiskostenvergoeding berekening gaat dan als volgt: € 0,23 x 30 x 2 x 214 : 12 : 5 x 4 = € 196,88. De vaste kilometervergoeding is voor deze parttime medewerker dus € 196,88 per maand.

128-dagenregeling

Tegenwoordig werken veel mensen hybride. Betekent dit dat je zo’n vaste reiskostenvergoeding helemaal uit het raam kunt gooien? Gelukkig niet. Om de boel makkelijker te maken is de 128-dagenregeling in het leven geroepen. Die bepaalt het volgende: als de werknemer minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag je diegene een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per jaar naar werk reist. Maar let op: dit geldt voor medewerkers die normaal gesproken 5 dagen per week op locatie werken. Je moet dit dus nog per rato berekenen voor werknemers die 1, 2, 3 of 4 dagen per week naar werk reizen. Dat brengt ons bij de volgende formule:

Vaste reiskostenvergoeding per maand = € 0,23 x woon-werkafstand x 2 x 214 : 12 x (aantal reisdagen naar werk : 5)

Eh, wat? We snappen dat het allemaal wat intens klinkt. Daarom nog even een voorbeeld.

Voorbeeld

Stel, je medewerker reist 3 dagen per week naar werk (30 kilometer). Om de 128-dagenregeling toe te passen moet diegene ten minste 77 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar deze vaste werkplek reizen. Is dat het geval? Je mag de reiskostenvergoeding dan berekenen alsof de medewerker op maximaal 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar werk reist.

De vaste maandelijkse reiskostenvergoeding van deze medewerker bereken je nu als volgt: € 0,23 x 30 x 2 x 214 : 12 x (3:5) = € 147,66.

Afspraken over reiskostenvergoeding als werkgever

Tja, we snappen wel als het je even duizelt van al die formules. Wat is nu het belangrijkste om te onthouden?

• Spreek met je medewerkers een vaste verdeling van thuiswerk- en kantoordagen per week af. Bijvoorbeeld 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis bij een fulltime dienstverband. Leg dit schriftelijk vast. Zo kun je de vaste reiskostenvergoeding volgens de 128-dagenregeling toepassen.
• Lukt het niet om zo’n vaste verdeling te maken? Kies er dan voor om de reiskostenvergoeding per dag te berekenen of te laten declareren. Of misschien nog wel makkelijker: regel een zakelijke ov-kaart met abonnement. Daarmee help je meteen het milieu een handje.
• Wil je als werkgever ook een thuiswerkvergoeding aanbieden? Dan is het goed om te weten dat je deze ook via de 128-dagenregeling kunt berekenen.