Functieomschrijving maken

Wat is een functieomschrijving?

Een functieomschrijving is onderdeel van een vacaturetekst, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de functie staan. Het is dus een uitleg over de functie en taakomschrijving, waarvan de potentiële sollicitant zo enthousiast moet worden dat diegene op de solliciteerknop klikt.

Wat staat er in een functiebeschrijving?

Het is belangrijk dat een taak- en functieomschrijving zowel pakkend als duidelijk, eerlijk en to the point is. En dan moet je ook nog eens rekening houden met optimalisaties voor Google, oftewel SEO. Veel om in je achterhoofd te houden, dus gebruik deze checklist om te kijken of jouw taakomschrijving aan alle belangrijke eisen voldoet:

• Bedrijfscultuur. Yep, het is ook belangrijk dat je in de functieomschrijving een inkijkje geeft in de bedrijfcultuur, of die laat doorschemeren in je tekst. Zie het als een stukje employer branding.
• Doel van de functie. Maak duidelijk hoe je in deze functie bijdraagt aan de organisatie. Geef ook een korte intro in de missie en visie van het bedrijf.
• Praktische info. Om wat voor dienstverband gaat het? Waar is de locatie precies? Hoeveel medewerkers heeft het bedrijf in totaal? Uit welke stappen bestaat het selectieproces?
• Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook deze noem je vaker in een lijstje onderaan de vacature, maar als je bepaalde voorwaarden wilt benadrukken, kun je ze vast aanstippen in de functieomschrijving.
• SEO. Noem de naam van de functie en locatie van de job meerdere keren, en gebruik eventueel veelvoorkomende zoekwoorden, zoals ‘werken als [functienaam]’.
• Team. Benoem in welk team de nieuwe medewerker terechtkomt en uit hoeveel mensen dit team bestaat.
• Verantwoordelijkheden. Wat wordt er van de medewerker verwacht? Wat valt onder de verantwoordelijkheden en aan welke leidinggevende rapporteert de werknemer?
• Vereiste skills en kennis. Oké, meestal zet je dit in de functie-eisen onderaan de vacature, maar het kan ook dat je alvast enkele eisen in de functiebeschrijving noemt die extra belangrijk zijn.
• Werktaken. Beschrijf deze duidelijk, zodat iemand die jouw bedrijf nog niet kent de taken ook begrijpt.

Verschil functieprofiel en functiebeschrijving

Er is wel degelijk een verschil tussen een functieprofiel en functiebeschrijving. Het profiel stel je namelijk van tevoren op met de manager en eventuele andere betrokkenen. Hierin komen de harde functie-eisen naar voren en het ideaalbeeld van een medewerker in deze functie en in de organisatie. Het functieprofiel blijft binnen het bedrijf en breng je dus niet naar buiten tijdens het werving- en selectieproces. Vaak is-ie namelijk wat specifieker en staat er meer jargon in. Je gebruikt de info in het profiel wel om uiteindelijk de taakomschrijving te maken. Maar dan is het belangrijk om het jargon en andere ingewikkelde termen eruit te halen. Want de functieomschrijving moet zo helder mogelijk zijn voor de doelgroep.

Hoe maak je een functieomschrijving?

Veel info, maar hoe gebruik je die nu voor het opstellen van een goede functiebeschrijving? Volg onderstaand stappenplan voor jouw functieomschrijving en je hebt snel genoeg een duidelijk verhaal op papier.

Stap 1: Verzamel de juiste informatie

Heel belangrijk, want zonder goede info kun je niet eens beginnen. Check dus het functieprofiel, werk deze waar nodig bij en houd ‘m erbij tijdens het opstellen van je functiebeschrijving. Ben of werk je met een recruiter, dan houd je vaak een vacature-intake met de betrokkenen. Daarin bespreken jullie alles wat in de functieomschrijving moet komen.

Stap 2: Schrijf de eerste versie

Nu kun je het beste gewoon beginnen met schrijven. Je eerste versie hoeft echt niet perfect te zijn. Houd vooral in je achterhoofd dat de functiebeschrijving duidelijk moet zijn voor de doelgroep en dat de info moet kloppen.

Stap 3: Vraag om feedback

Laat anderen je functieomschrijving kritisch lezen en vraag om feedback. Het is bijvoorbeeld slim om de manager of team lead van de toekomstige nieuwe medewerker erbij te halen en enkele directe collega’s. Zij kunnen vaak goed inschatten of de informatie klopt en begrijpelijk is.

Stap 4: Schrijf de uiteindelijke versie

Verwerk de feedback die je in de vorige stap hebt gekregen en maak een duidelijke en pakkende final version van je functiebeschrijving. Let nu ook op de lengte, want potentiële kandidaten haken al snel af als een vacaturetekst te lang is. Tussen de 300 en 500 woorden is perfect.

Stap 5: Update je functieomschrijvingen regelmatig

Functieomschrijvingen hergebruiken? Kan, maar let wel altijd op dat deze up-to-date zijn. En eerlijk? Het is beter om nét even een andere versie van je functiebeschrijving te maken. Dan weet je zeker dat alle informatie klopt en je de juiste vibe overbrengt.

Zodra je je functiebeschrijving af hebt, staat het grootste deel van je vacaturetekst. Check ons voorbeeld van een functieomschrijving en tips voor vacatures schrijven om je vacature helemaal te finetunen. Laat je dit liever aan een expert over? YoungCapital staat voor je klaar. Neem gerust contact met ons op, dan bespreken we onze diensten graag met je.