Leidinggeven op afstand kan lastig zijn. Geen kletspraatjes, teambuildingsdagen en face-to-face-meetings, maar de ene Zoom-sessie na de andere. En dat met de mentale gezondheid van medewerkers én het behalen van kpi’s in je achterhoofd. Hoe doe je dat goed, leidinggeven op afstand? Wij vroegen experts om raad.

“Leidinggeven is faciliteren, mensen helpen het beste uit zichzelf te halen. Dat is op afstand wel wat anders dan op de werkvloer: je mist de groepsdynamiek en non-verbale communicatie. Je moet dus meer moeite doen om te weten wat er speelt. Bovendien heeft je team meer dan ooit behoefte aan een gevoel van veiligheid”, aldus Gonny Vink, CEO van Work21 en auteur van het boek Leidinggeven op afstand. Samen met Elbrich Batstra, HR director van YoungCapital, geeft ze tips.

Blijf mentaal gezond

Tip 1: Zet je eigen gezondheid op 1

In het vliegtuig zet je ook eerst je eigen zuurstofmasker op, voor je een ander helpt. Zorg er daarom voor dat je éérst je eigen hoofd boven water kunt houden, voordat je de rots in de branding voor je team kunt zijn. In het kort: slaap goed, eet goed en vergeet niet te bewegen. Zo blijf jij mentaal gezond.

Tip 2: Niet altijd bereikbaar (willen) zijn

Sinds we thuiswerken sluipt overwerken er makkelijk in; voordat je het weet werk je ’s avonds en in het weekend gewoon door. Geef als leidinggevende op afstand het goede voorbeeld en wees niet altijd bereikbaar. Zet je notificaties buiten werktijden en tijdens focusuren uit en breng structuur aan in je dag. Bijvoorbeeld met de pomodoro-techniek:

Even pauze? Leg je telefoon en laptop weg en beweeg. Hang de was op (voordeel van thuiswerken), doe een 7-minute workout of maak een ommetje. Onder werktijd. Zonder telefoon op zak. Door soms letterlijk afstand te nemen van je werk, maak je uiteindelijk betere beslissingen.

Neem zoveel mogelijk zorgen weg

Tip 3: Ask me anything-sessie

Tijdens het leidinggeven (op afstand) krijg je een hoop vragen. Inhoudelijk en organisatorisch. Besef dat je niet altijd alle antwoorden hoeft te hebben. In onzekere tijden is het belangrijker dat gevoelens van angst en onzekerheid besproken kunnen worden. Organiseer bijvoorbeeld een ask me anything-sessie waarin medewerkers (anoniem) vragen kunnen stellen en managementbeslissingen transparant worden uitgelegd.

Tip 4: Wees eerlijk, maar met een plan

Niemand weet precies wat er gaat gebeuren. Virologen niet, het RIVM niet, en jij ook niet. Daar heeft je team alle begrip voor. Maak jij je zorgen? Dat kun je best eerlijk delen, maar maak ook een plan om er het beste van te maken. Zet een stip op de horizon en werk daar naartoe.

Is er voor je team of een medewerker geen plek meer in het bedrijf? Praat dan bijvoorbeeld over omscholing voor een succesvolle toekomst op een andere plek. Door toekomstperspectief te bieden, haal je een hoop angst en onzekerheid weg.

Slim vergaderen op afstand

Tip 5: Houd het kort

Digitaal leidinggeven is best ingewikkeld, want niemand is fan van continu videobellen. Houd het daarom kort en strak. Dan blijft vergaderen zinvol - en leuk - voor iedereen.

Tip 4: Structureel videobellen

Sinds we thuiswerken hebben we een ander ritme. De een werkt vroeg in de ochtend, de ander gaat juist ’s avonds langer door. Om te voorkomen dat ieder op zijn eigen eilandje werkt, is een wekelijkse teamvergadering onmisbaar. Bepaal voordat je gaat videobellen het doel van de vergadering en breng zelf structuur aan. Bijvoorbeeld met de LPG-structuur, waarin iedereen kort zijn learnings, planning en gezondheid deelt. Let op: plan ook informele koffiemomentjes in, zodat je kunt vragen hoe het écht met je teamleden gaat.

Samen kpi’s blijven halen

Tip 5: Heb vertrouwen in je team

Je bent geen boa die de avondklok moet handhaven. Heb vertrouwen in je team. Mensen willen zich van nature nuttig maken. De kans dat ze overwerken is groter dan dat ze netflixen onder werktijd. Stel daarom heldere doelen en maak duidelijke afspraken, dan heeft je team verwachtingen om aan te voldoen.

Werkt het niet? Herinner je team aan de gemaakte afspraken en geef feedback. Vraag ook naar de achterliggende oorzaak. Sommigen hebben het nu extra zwaar, door bijvoorbeeld zieke familieleden of een lastige woonsituatie. Laat deze medewerkers samenwerken met een ander teamlid, op wie ze kunnen terugvallen.

Tip 6: #durftevragen

Iedereen zit in hetzelfde schuitje, en dat schept een band. Medewerkers binnen een organisatie bewegen daarom makkelijker mee. Zie je dat bepaalde mensen het zwaar hebben? Vraag anderen om hulp. Grote kans dat mensen hun officiële takenpakket loslaten en zich flexibel opstellen.

Wil niemand een extra taak oppakken? Leg het effect daarvan uit en vertel ook wat het met jou doet, daarmee kweek je begrip en goodwill. Wedden dat je daarna genoeg vrijwilligers hebt?

Zo zie je maar. Leiderschap op afstand is net even anders, maar zeker niet onmogelijk.