Wil je een effectief verzuimbeleid uit de grond stampen, maar weet je niet hoe? Geen zorgen, wij zetten de stappen voor een goed ziekteverzuimbeleid op een rij. Daarmee ga je op een slimme manier met verzuim om en verlaag je de verzuimcijfers ook nog eens. Of je nu nog groen bent op dit gebied of je bestaande beleid een flinke boost wilt geven, straks weet je waar jouw verzuimbeleid aan moet voldoen.
Ready, set, tarief berekenen?
Verspil geen budget en ontdek hoe uitzendkrachten jouw bedrijf verder helpen.
Wat is een verzuimbeleid?
In een verzuimbeleid, vaak ook ziekteverzuimbeleid genoemd, staat hoe jouw organisatie omgaat met verzuim. Het beleid richt zich op alles wat jouw bedrijf doet om verzuim te voorkomen en hoe zieke medewerkers worden begeleid. Het bevat ook procedures voor re-integratie van werknemers na ziekte.
Hoe het verzuimbeleid er precies uitziet, is voor ieder bedrijf anders. In het ene bedrijf werken de medewerkers namelijk vooral op kantoor en in het andere juist in magazijnen. Bij kantoorbanen is het verzuimbeleid vaker gericht op ergonomie en mentale gezondheid, terwijl in een magazijn de nadruk meer ligt op fysieke veiligheid en het voorkomen van arbeidsgerelateerde verwondingen. Het ultieme doel van een verzuimbeleid? Een werkomgeving creëren waarin iedereen zich veilig en ondersteund voelt, of je medewerkers nu topfit of ziek zijn.
Verzuimbeleid versus verzuimprotocol
Als je het hebt over verzuimbeleid, komt vaak ook de term verzuimprotocol ter sprake. Deze twee zijn nauw met elkaar verbonden, maar hebben elk hun eigen focus. In het verzuimprotocol staan duidelijke afspraken tussen jou als werkgever en je werknemers over hoe je omgaat met ziekmeldingen. Het gaat hier echt over de praktische kant van ziek zijn: hoe en wanneer meld je je ziek en wat zijn de vervolgstappen?
Aan de andere kant is het verzuimbeleid breder en strategischer. Het beschrijft alles wat je organisatie doet om ziekteverzuim te minimaliseren, zoals preventieve maatregelen en verzuimtrainingen. Ook legt het beleid uit hoe je zieke werknemers ondersteunt en begeleidt tijdens hun ziekte en bij hun terugkeer naar het werk. Het verzuimprotocol is vaak een onderdeel van het verzuimbeleid.
Verzuimbeleid opstellen: 7 stappen
Een effectief verzuimbeleid bestaat uit een aantal onderdelen. Om een ziekteverzuimbeleid voor jouw organisatie op te stellen, bekijk je deze onderdelen een voor een voor je bedrijf. Geen zorgen, we hebben het voor je op een rijtje gezet in een handig stappenplan. Volg deze stappen en voilà, je hebt straks een super verzuimbeleid klaarstaan voor je team.
Stap 1. Denk na over verzuimpreventie
Stap 2. Maak een verzuimprotocol
Stap 3. Neem verzuimtraining op in je beleid
Stap 4. Monitor de verzuimtrends
Stap 5. Sla re-integratie niet over
Stap 6. Verwerk conflictbeheersing in het beleid
Stap 7. Laat je medewerkers instemmen
Stap 1. Denk na over verzuimpreventie
Hoge verzuimcijfers voorkomen, daar draait verzuimpreventie om. Dus begin met een stevig preventieplan. Zet bijvoorbeeld op papier dat je regelmatig check-ups doet om te zien hoe het met de gezondheid van je team gesteld is. Of laat je medewerkers deelnemen aan workshops over gezond werken.
Stap 2. Maak een verzuimprotocol
Hierboven zag je ‘m al voorbij komen, maar een verzuimprotocol kan niet ontbreken in een goed verzuimbeleid. Dit is namelijk je praktische draaiboek. Daarin staat alles van hoe medewerkers zich ziekmelden tot hoe je omgaat met langdurig verzuim, zwart-op-wit. Dit zorgt voor duidelijkheid en eerlijkheid voor iedereen. Handig, wij maakten een verzuimprotocol voorbeeld voor als je eventjes wilt spieken.
Stap 3. Neem verzuimtraining op in je beleid
Nee, dit is niet voor de medewerkers, maar voor de leidinggevenden in je organisatie. Geef managers bijvoorbeeld een cursus over hoe ze het beste kunnen communiceren met zieke werknemers. Gebruik dan rollenspellen en praktijkvoorbeelden. Het is de bedoeling dat ze leren hoe ze op een goede manier omgaan met gevoelige situaties.
Stap 4. Monitor de verzuimtrends
Cijfers liegen niet, toch? Bereken bijvoorbeeld het verzuimpercentage in jouw organisatie om te checken of het verzuim in jouw organisatie hoog of laag is. En maak het jezelf helemaal makkelijk door HR-software te gebruiken. Daarmee houd je makkelijk bij wie, wanneer en waarom ziek is. Door regelmatig naar deze data te kijken, kun je patronen herkennen en aanpakken.
Stap 5. Sla re-integratie niet over
Hopelijk is het niet nodig, maar soms is een werknemer zo lang uit de running dat ie moet re-integreren. Samen gaan jullie dan het re-integratietraject in. Leg vast hoe dit eruit gaat zien. Misschien stel je wel een casemanager aan om dit proces te begeleiden. Hoe dan ook, door re-integratie in je verzuimbeleid op te nemen, voorkom je dat medewerkers onnodig langdurig ziek blijven.
Stap 6. Verwerk conflictbeheersing in het beleid
Soms zijn er meningsverschillen over ziek zijn. Handig als je daar iets over afspreekt in je verzuimbeleid. Zet er bijvoorbeeld duidelijke regels in over wat te doen als een werknemer een second opinion van een bedrijfsarts wil. Zo voorkom je ergere problemen en verstoorde arbeidsrelaties.
Stap 7. Laat je medewerkers instemmen
Omdat het verzuimbeleid geldt voor je medewerkers, moet een vertegenwoordiging van de werknemers met het verzuimbeleid instemmen. Leg het dus voor aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Presenteer het beleid duidelijk, verzamel feedback en zorg voor een dialoog. Dit zorgt er niet alleen voor dat je aan de wettelijke verplichting voldoet. Het zorgt ook voor een gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid onder je personeel. Nadat je hun instemming hebt verkregen, kun je het verzuimbeleid officieel gebruiken binnen je organisatie.
Psst, voorbeeld nodig? Geen probleem, wij hebben precies wat je nodig hebt. Neem een kijkje op onze pagina met een uitgewerkt voorbeeld van een verzuimbeleid. Die is klaar voor jou om te gebruiken als inspiratie.
Key takeaways
- In een verzuimbeleid leg je uit hoe je bedrijf omgaat met werknemers die ziek zijn en wat je doet om te voorkomen dat mensen ziek worden. Ook neem je erin op hoe je zieke werknemers weer aan het werk krijgt.
- Een verzuimbeleid verschilt per bedrijf, afhankelijk van de werkomgeving.
- Een verzuimbeleid is het grote plan tegen ziekteverzuim en een verzuimprotocol zijn de praktische regels over wat te doen als iemand ziek is, zoals hoe en wanneer medewerkers zich ziek moeten melden.
- Een effectief verzuimbeleid opstellen doe je met onze zeven stappen.
Veelgestelde vragen
-
Wat is het verschil tussen een verzuimbeleid en een verzuimprotocol?
-
Is een verzuimbeleid verplicht?
-
Hoe vaak moet ik mijn verzuimbeleid herzien?
Een verzuimbeleid is het overkoepelende plan van een bedrijf om ziekteverzuim aan te pakken. Een verzuimprotocol is een specifiek onderdeel van dit beleid en bevat de praktische regels en procedures voor onder andere ziekmeldingen.
Ja, elke werkgever is wettelijk verplicht een verzuimbeleid op te stellen dat zich richt op de veiligheid en gezondheid van werknemers. In dit artikel vertellen we je hoe je dit doet, maar voor meer advies kun je terecht bij je arbodienst.
Check je verzuimbeleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het nog steeds voldoet aan de behoeften van je bedrijf, de werknemers en eventuele wijzigingen in de wet. Doe dit ongeveer een keer per jaar.